chi è receptionist

Cos'è una receptionist e perché è così importante per un ufficio?

Quando ci chiediamo cosa sia una receptionist , la risposta è solitamente abbastanza semplice, si occupa di ricevere clienti e dipendenti che si recano presso l'azienda o l'organizzazione per cui lavora . Il loro compito principale è quello di accogliere persone con un atteggiamento di qualità, essendo persone amichevoli e affidabili, oltre a rispondere a qualsiasi domanda possano avere, sia di persona che al telefono.

Se sai già cos'è una centralinista, devi sapere che è normale confondere questa posizione con quella di segretaria o assistente amministrativa, poiché spesso le attività svolte da entrambi sono le stesse, con la sottile differenza che ha anche l' assistente la funzione di occuparsi dei compiti delle Risorse Umane e di mettere in pratica le competenze managerialiContabilitàe Logistica.

Il segretario è colui che si occupa chiaramente dei problemi amministrativi dell'azienda, senza trascurare l'attenzione al pubblico se necessario. Questo deve essere regolato anche dagli standard di abbigliamento imposti dall'organizzazione.

tipi di receptionist _ _

All'interno di quello che è un receptionist esistono diverse tipologie a seconda dell'ambiente lavorativo in cui si trova, tra cui abbiamo:

• Receptionist d'albergo: è la persona che opera nell'area alberghiera e si occupa di accogliere le persone interessate all'utilizzo delle strutture alberghiere, prestando sempre attenzione in modo cordiale ed empatico. Il più delle volte è necessario che gestisca una seconda lingua, come l' inglese, per poter servire i turisti che non parlano la lingua in cui si trova detto recinto; Allo stesso modo, devi avere un buon controllo quando si tratta di cambiare valuta perché i clienti spesso pagano con valuta estera.
• Receptionist aziendale : si occupa principalmente di questioni organizzative, ma anche a seconda dell'azienda, devono avere funzioni quando si tratta di ricevere persone e fornire loro un'esperienza ottimale, tenendo sempre presente che è la prima impressione dell'azienda con i clienti.

Tra le altre tipologie di receptionist troviamo:

• Receptionist di eventi : La persona che è receptionist deve essere allineata con l'evento che si svolgerà, quindi è comune che possa spaziare da concerti a eventi sportivi e molto altro. Va notato che è un lavoro che non capita tutti i giorni, quindi il loro livello di empatia, proattività e carisma deve essere ancora più alto in modo che gli spettatori abbiano un'esperienza eccellente.
• Receptionist di piccole imprese : come centri benessere, saloni di bellezza , tra gli altri. La persona incaricata dell'accoglienza dei clienti, che è un addetto alla reception , deve trattare i potenziali clienti in modo tale che possano consumare i prodotti dello stabilimento; Detto questo, fornirà la maggior parte delle informazioni in modo che il visitatore possa avere una scelta migliore quando effettua un acquisto.
• Receptionist clinico : Puoi lavorare sia in una clinica che in un ospedale e avere il compito di ricevere pazienti bisognosi di assistenza medica, per i quali, per la maggior parte, vivi in un forte ambiente di lavoro.

L'importanza di un receptionist

All'interno di un'organizzazione, questo lavoro ha funzioni essenziali, poiché è un receptionist che funge da ponte tra l'azienda e il cliente; A questo si aggiunge, a livello amministrativo, quello che si occupa di collegare i diversi reparti, per i quali il suo livello di comunicazione deve essere alto e deve essere fatto in modo ottimale.

Senza questa posizione, l'azienda avrà un impatto debole all'interno della società, inoltre, non si otterrà una buona organizzazione all'interno dell'azienda e non sarà facile gestire i diversi processi all'interno dell'organizzazione.

E per quanto riguarda i compiti principali che svolge un receptionist

Non è sufficiente solo sapere cos'è un receptionist , poiché è importante determinare quali sono le principali funzioni di questo lavoro per comprendere e comprendere meglio il concetto di base della posizione.

Sappiamo già che un receptionist si occupa di ricevere le persone che vengono in ufficio, ma, oltre all'accoglienza, quali altri compiti dovrebbe svolgere? Successivamente, ti diremo:

• Promuovere un ambiente di lavoro dove regnano pace e tranquillità attraverso un atteggiamento cordiale e accogliente.
• Ricevi chiunque visiti il tuo posto di lavoro e si offre di risolvere i loro dubbi, guidandoli nella zona dove devono andare.
• Gestisci una lista dove vengono controllati l'ingresso e l'uscita di visitatori e dipendenti, raccogliendo i loro dati personali.
• È attenta a qualsiasi attività sospetta all'interno dell'ufficio per segnalare la situazione agli agenti di sicurezza.
• Rispondi alle chiamate nel migliore dei modi.
• Un addetto alla reception canalizza le e-mail e offre una pronta risposta.
• Inoltra i messaggi alle persone o aree corrispondenti.
• Coordinare i servizi di corriere.
• Risolvi i problemi dei visitatori.
• Ha l'incarico di redigere i protocolli che vengono distribuiti al personale della società.
• Devi archiviare e organizzare i documenti.
• Mantieni igienizzata la tua area di lavoro.

Il profilo che dovrebbe avere un receptionist

Dopo aver saputo cos'è un receptionist e le sue diverse funzioni, è importante sapere quale profilo dovrebbero avere queste persone importanti in un ufficio.

• Possedere un'elevata fluidità di conversazione per essere in grado di trasmettere informazioni in modo chiaro.
• Sii una persona eloquente, che offre un trattamento caloroso e cordiale.
• Avere capacità di scrittura, poiché saranno incaricati di scrivere informazioni rilevanti da trasmettere a coloro che vivono in ufficio.
• Dovrai essere una persona organizzata, dettagliata e analitica.
• Avere la capacità di multitasking ed essere in grado di lavorare sotto pressione.
• Possedere conoscenze nell'elaborazione di testi e fogli di calcolo.
• Sapere come utilizzare le apparecchiature per ufficio, come fotocopiatrici, stampanti e computer.
• Deve essere una persona con un'ottima presenza, poiché sono la prima impressione che le persone ottengono dall'azienda.
• Sii chiaro su cosa sia un receptionist per adattarsi in modo ottimale alle funzioni di questo lavoro .
• Sii empatico con i potenziali clienti come con i dipendenti dell'azienda.

Qual è il campo di lavoro del mestiere di receptionist?

Se, dopo aver saputo cos'è un receptionist , ti sei interessato a conoscere questa professione per poter funzionare sul posto di lavoro, è normale che una delle domande principali che ti si pone sia se si tratti di un lavoro con un ampio campo di lavoro , o se per Al contrario, ti sarà difficile trovare un lavoro.

La verità è che la professione di receptionist ha un bel campo, poiché è una posizione essenziale nelle aziende e negli uffici, che cercano costantemente di coprire i propri posti vacanti. Allo stesso modo, nonostante il lavoro di receptionist sia attribuito principalmente al genere femminile, gli uomini che vogliono lavorare in questa posizione non dovrebbero essere esclusi, poiché entrambi i sessi possono svolgerlo.

E poi, se vuoi saperne di più su cosa sia un receptionist , puoi seguire un corso per receptionist presso Euroinnova , la Business School specializzata nella formazione online , lì puoi acquisire le conoscenze necessarie per ottenere il tuo lavoro ideale in questo campo o in qualsiasi altra cosa altro ti piace. Entra ora e diventa un professionista di altissimo livello grazie a questa istituzione e alle sue eccellenti offerte formative.

Corsi specializzati di accoglienza