Scopri come pianificare e organizzare un evento in modo professionale
Stai pensando di organizzare un festival?
Forse il tuo matrimonio?
In questo post ti diremo come pianificare e organizzare un evento , le tipologie di eventi e le loro caratteristiche, nonché le fasi di un evento.
Iniziamo!
Quali tipi di eventi esistono
Prima di tutto, vogliamo che tu conosca i tipi di eventi che puoi trovare.
Ogni evento è unico e irripetibile. Approfittane per creare esperienze indimenticabili.- MeetBarceló
- Sociale : matrimoni, anniversari, ecc.
- Corporate o affari : fiere, conferenze o riunioni.
- Spirituale o comunitario : ritiri spirituali, corsi di yoga o cene di beneficenza.
- Accademici : lezioni professionali, premi di diploma o feste di laurea.
- Cultura e tempo libero : come festival, spettacoli e concerti.
- Sport : corse, passeggiate e giochi.
- Politici : comizi, dibattiti e manifestazioni.
- Educational : conferenze, corsi e congressi.
Tuttavia, ogni tipo di evento può essere organizzato in formati diversi.
Vediamo.
Formati di eventi più popolari
Pertanto, ci sono più formati che possono essere utilizzati quando ti chiedi come pianificare e organizzare un evento .
Ovviamente tutto dipende dal target di riferimento a cui si rivolge e dal tema proposto.
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Infatti, puoi saperne di più su come pianificare e organizzare un evento attraverso questa selezione di corsi sull'argomento.
Corsi di organizzazione di eventi online
Cosa serve per organizzare un evento?
Bisogna infatti elencare una serie di premesse che non si possono dimenticare quando si organizza un evento.
Obiettivi
Innanzitutto, devi impostare un obiettivo per l'evento .
Cioè, perché organizzi l'evento.
Tra questi obiettivi, puoi trovare:
- educare la comunità
- Convincere i contribuenti
- Onora una persona o un gruppo di persone
Obiettivi
Per quanto riguarda il prossimo punto da tenere in considerazione, devi fissare degli obiettivi .
Bene, questi partono dagli obiettivi e indicano esattamente quello che vuoi raggiungere come obiettivo finale.
Ad esempio: raggiungere 50 fornitori per la tua azienda o includere una mentalità di sostenibilità.
Successivamente, sarà necessario che tu ti circondi di un team multidisciplinare, se possibile.
Dal momento che sarà necessario svolgere vari compiti tecnici come budget, poster informativi, creazione di landing page , ecc.
Quindi, se sono professionisti, meglio.
Bilancio
Una volta fatto quanto sopra, dovrai contemplare le spese e le entrate che sorgeranno a seguito dell'evento.
In questo modo, devi avere sponsor, risorse materiali, risorse umane, ecc.
OH!
E non dimenticare di salvare tutte le fatture. Cerchiamo di essere il più legali possibile oltre che realistici per non essere sorpresi in seguito.
Non sai ancora come fare un budget ?
Ora hai la possibilità di imparare grazie ai seguenti corsi sull'argomento:
Tempo e luogo
Inoltre, dovrai tenere conto del luogo e dell'ora in cui celebrare l'evento .
Bene , uno dei compiti principali è ottenere disponibilità da persone e risorse.
In questo modo riuscirete a rendere fattibile l'evento.
Sotto questo aspetto, dovrai informarti sulla disponibilità del pubblico e bilanciarla con quella delle risorse necessarie.
Puoi anche imparare a pianificare qualsiasi attività ti venga in mente in questi corsi di pianificazione:
la logistica
Qui dovrai essere molto dettagliato.
Dal momento che sarà necessario avere un buon accesso per chiunque, parcheggio, elementi aggiuntivi (schermi, ecc.)
Inoltre, dovrai tenere conto della decorazione, del cibo o dei piccoli regali. A seconda del tipo di evento scelto.
In altre parole, dovrai tenere conto di tutto ciò di cui hai bisogno affinché l'evento si svolga.
Marketing e pubblicità
Come abbiamo detto, è importante che tu abbia professionisti, perché dovrai svolgere compiti complicati in molte occasioni.
Ad esempio: ideazione e realizzazione di volantini, slogan, utilizzo dei social network , ecc.
Anche se se non hai nessuno in grado di soddisfare queste esigenze, puoi farlo da solo attraverso i seguenti corsi. 7
Corsi specializzati in Marketing e Pubblicità
Infine, non dimenticare di registrare tutto in Excel o in qualche programma di gestione degli eventi e partecipare al tuo evento.
Quest'ultimo è essenziale perché abbia senso farlo.
Bene, sarà essenziale organizzare perfettamente ogni parte dell'evento in modo che non ci siano errori.
Anche se vuoi saperne di più su come pianificare e organizzare un evento, puoi farlo attraverso il nostro Master in Protocollo e organizzazione di eventi .
Quali sono le fasi dell'organizzazione di un evento?
Hai già tutto scritto in una lista?
Ora è il momento di ordinarlo in più fasi .
Nelle righe seguenti, ti diciamo cosa dovresti fare in ciascuna delle fasi di un evento.
Fase di preproduzione
In questa prima fase è necessario impostare le variabili principali.
Ad esempio: il tipo di evento , la durata, l'infrastruttura, le risorse necessarie, ecc.
In altre parole, dovrai preparare un briefing dell'evento.
Inoltre, è necessario aumentare le campagne di diffusione dell'evento.
fase di produzione
Per quanto riguarda questa fase, dovrai realizzare tutti i piani fatti finora.
Pertanto, è necessario coordinare il team tecnico e umano, contattare i fornitori, testare attrezzature e spazi, ecc.
Fase di post-produzione
In questo contesto, una volta terminato l'evento, dovrai valutare se si è svolto come previsto.
Pertanto, dovrai esaminare gli standard di qualità, gli orari o la soddisfazione dei partecipanti.
In questa fase si svolgono compiti come lo smontaggio o l'incontro con il gruppo di lavoro.
Allo stesso modo, è necessario preparare l'estratto conto.
Inoltre, dovrai pagare a fornitori e personale quanto inizialmente stabilito nel budget.
In un certo senso, la fase in cui hai stilato l'elenco iniziale delle attività da non perdere è una sorta di fase zero.
Bene, in questo dovresti considerare le conversazioni con i promotori, l'analisi di fattibilità, ecc.
Ma per quanto riguarda la pianificazione, fa parte della prima fase di pre-produzione.
Ti è piaciuto quello che hai appena letto? È ora di condividerlo con chi vuoi. Puoi anche lasciarci un commento su cosa ne pensi di questo post su come pianificare e organizzare un evento . Non dimenticare che puoi contattare il nostro team di orientamento per risolvere tutti i tuoi dubbi.
Ci vediamo nel prossimo post!
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