Cosa fa un assistente esecutivo?

Scopri cosa fa un assistente esecutivo

Possiamo dire che uno dei lavori più richiesti a livello commerciale è quello di assistente esecutivo perché in ogni azienda, società, organizzazione o commercio ci sono reparti di direzione o direzione che necessitano di personale qualificato per gestire le attività esecutive che vengono svolte. questi alti livelli di posizione aziendale.

Allo stesso modo, in conseguenza dello sviluppo e della specializzazione delle posizioni, sono state confuse le funzioni delle posizioni di segretario amministrativo, assistente amministrativo , assistente esecutivo e assistente personale . Pertanto, in questo articolo spiegheremo le differenze tra ciascuna di queste posizioni in base a ciò che fa un assistente esecutivo e qual è la sua importanza.

Cos'è un assistente esecutivo?

Sono quei professionisti abilitati a fornire un supporto diretto a politici e/o dirigenti di qualsiasi tipo di azienda o organizzazione . Inoltre, gestiscono le loro agende e ne curano gli appuntamenti, le riunioni e le riunioni di lavoro, sono in grado di pianificare, organizzare, coordinare e controllare tutte le attività, le procedure ei documenti, sia amministrativi che operativi, dell'azienda.

Va notato che il nome di segretario esecutivo è stato cambiato in assistente esecutivo, in quanto è un termine obsoleto che non rappresenta più la realtà moderna in cui viviamo. D'altra parte, il termine precedente potrebbe anche essere considerato alquanto irrispettoso date le capacità del professionista.

Cosa fa un assistente esecutivo?

All'interno delle funzioni quotidiane che svolge un assistente esecutivo , possiamo includere quanto segue:

• Ricevere, rispondere e rispondere alle richieste effettuate tramite telefonate in entrata e in uscita, e-mail, corrispondenza e fax.
• Gestire l'agenda del dirigente, fissando appuntamenti personali e professionali.
• Si fa carico sia dell'organizzazione che della pianificazione del calendario professionale del dirigente o della persona politica, nonché degli adempimenti per le riunioni.
• Una delle funzioni più importanti che svolge un assistente esecutivo è quella di essere il punto di collegamento tra l'esecutivo e i clienti o le organizzazioni.
• Archivia, organizza, salva e rivedi tutti i tipi di documenti.
• Elaborare e registrare informazioni aggiornando database o file di computer.
• Gestire comunicazioni scritte, rapporti, presentazioni e fogli di calcolo Excel o altri programmi.
• Tenere la contabilità e la fatturazione dell'azienda, nonché altri compiti di questa natura.

Competenze e qualità che questo professionista dovrebbe avere

Come possiamo vedere nel punto precedente, il lavoro svolto da un assistente esecutivo comprende diversi aspetti delle attività esecutive e amministrative, il che richiede il possesso di una serie di competenze che consentiranno prestazioni ottimali in tali pratiche. Quindi ecco alcune delle qualità più importanti per un assistente esecutivo.

• Comunicazione efficace delle informazioni e capacità di risoluzione dei conflitti in modo che sia molto più facile affrontare le possibili complicazioni di questa posizione.
• Saper lavorare in squadra, poiché ciò che fa un assistente amministrativo non può essere fatto da solo, ma richiederà altri agenti per raggiungere gli obiettivi proposti.
• Competenza nella gestione di dispositivi tecnologici (computer, scanner, fotocopiatrici, programmi Microsoft).
• Avere abilità per organizzare il tempo.
• Essere in grado di aderire a un programma di attività ed essere guidato in base a una metodologia stabilita dall'azienda.
• Sii discreto, poiché l'assistente esecutivo sarà in contatto con persone di grande importanza per l'azienda e, a sua volta, con informazioni altamente sensibili. Per questo il personale che svolge questa professione deve essere affidabile per tutelare l'immagine dell'azienda.

Allo stesso modo, dobbiamo sottolineare che per lavorare adempiendo a tutte le funzioni che svolge un assistente esecutivo, è necessario avere una laurea in amministrazione o carriere correlate. Inoltre, padroneggiare un'altra lingua o essere bilingue in inglese, tedesco o francese è un grande vantaggio per questi professionisti; e se ha dai 3 ai 5 anni di esperienza nella posizione, allora sarà una persona con un grande potenziale per il futuro.

Differenze tra ciò che fa un assistente esecutivo, amministrativo e personale

Ora, conoscendo le funzioni che svolge l'assistente esecutivo, possiamo differenziare le responsabilità degli assistenti amministrativi e personali:

• ausiliario o assistente amministrativo : in quanto parte del personale dell'ufficio amministrativo, le sue funzioni sono limitate alle attività che consentono il corretto funzionamento dell'azienda (fare copie, rispondere alle chiamate dei clienti, scrivere, archiviare e rivedere documenti , coordinare riunioni di lavoro, ecc.), cosa che è molto diverso dal lavoro dell'assistente esecutivo, che può rappresentare l'amministratore delegato dell'azienda nelle riunioni e molto altro.
• Assistente personale : differisce dall'assistente manageriale o esecutivo in quanto non ha l'autorità di rappresentare l' amministratore delegato in una conferenza o riunione e si limita solo a organizzare la vita personale del capo , manager e direttore dell'azienda; Ciò che a volte crea confusione è che puoi vedere entrambi gli assistenti lavorare insieme per gestire l'agenda dell'esecutivo. Vale la pena ricordare che questo tipo di professionista può lavorare anche come assistente virtuale .

Punti da considerare se sei interessato a diventare un assistente esecutivo

• Ambiente di lavoro: i compiti svolti da un assistente esecutivo li collocano in un ambiente aziendale e in uffici di ogni tipo. Pertanto, è importante considerare se ti senti a tuo agio in questi spazi, poiché nel tempo potrebbe influire sulle tue prestazioni.
• Orario: sebbene l'orario abituale di questi professionisti sia solitamente un orario part-time o full-time convenzionale, può variare. Pertanto, a seconda dell'orario di lavoro del dipartimento esecutivo o dei compiti assegnati all'assistente, potrebbe essere richiesto di effettuare straordinari.
• Responsabilità: Questa è una posizione da cui dipendono molte cose in azienda, quindi se non ti piace affrontare molte responsabilità o non sai come affrontare lo stress, potrebbe essere un lavoro molto noioso.

Quanto guadagna un assistente esecutivo?

Affrontando tutte le funzioni che svolge un assistente di direzione, è possibile intuire che deve essere una professione ben remunerata grazie al fatto che si tratta di una persona che si occupa di gran parte delle responsabilità in un'azienda e su cui il loro la produttività dipende in una certa misura.

Lo stipendio di un assistente esecutivo dipende principalmente da 3 fattori: il loro livello di formazione, il loro grado di esperienza e dove lavorano. A seconda di questi punti, il tuo stipendio può variare in modo significativo.

Pertanto, un assistente esecutivo con una formazione media e nessuna esperienza potrebbe iniziare a guadagnare tra $ 40.000 e $ 60.000 all'anno, mentre uno esperto può guadagnare fino a $ 120.000. Quindi investire nella formazione per questo tipo di carriera non è una cattiva idea.

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