Cosa fa un assistente personale?

Cos'è e cosa fa un assistente personale?

Una delle occupazioni che oggi sono diventate più popolari è quella dell' "assistente" o assistente personale, che è spesso noto come assistente esecutivo e il suo obiettivo è supportare il responsabile di un ufficio o di un dipartimento nello sviluppo di tutte le attività relative al tuo posizione. Il lavoro di questo professionista è così importante per il successo dell'azienda che qui ti informiamo su cosa fa un assistente personale.

Va notato che le responsabilità e le funzioni di un assistente esecutivo variano a seconda del dipartimento in cui lavorano e dell'area in cui si sviluppa la loro azienda perché, sebbene possano essere formati dall'organizzazione che li assume, la maggior parte delle aziende preferisce assumere persone con buona formazione ed esperienza lavorativa per svolgere questa posizione.

Per questo in questo articolo spieghiamo anche cosa fa unassistente personale e quali sono le sue funzioni e compiti. Alla fine ti diciamo cosa dovresti studiare per lavorare in un ambiente tradizionale o in un ufficio virtuale .

Funzioni e compiti dell'assistente personale esecutivo

L' assistente personale, a differenza dell'assistente amministrativo , ha la missione di consigliare e guidare il dirigente . all'interno del loro le funzioni includono quanto segue:

• Filtra i contatti tra il tuo supervisore e clienti, fornitori e altri dipendenti.
• Essendo il contatto diretto tra il manager e altre persone, una delle sue funzioni è determinare l'importanza del contatto in modo professionale ed efficiente.
• Prepara i documenti relativi alla gestione amministrativa del tuo dipartimento o ufficio.
• Rispondi a e-mail e chiamate, sia in entrata che in uscita.
• Mantenere aggiornata la lista dei contatti; questo è molto importante all'interno di ciò che fa un assistente personale.
• Scrivere e fare comunicazioni o rapporti scritti.
• Identificare gli aspetti rilevanti e suggerire risposte efficaci.
• Consegnare rapporti alla direzione e ai loro "au pair" o colleghi.
• Gestisci l'agenda personale del tuo capo, organizzando le tue riunioni e le attività lavorative e personali.
• Pianificare, contattare e prenotare strutture per lo svolgimento di attività lavorative o eventi aziendali, come sale per feste, ristoranti, circoli sportivi, ecc.
• Preparare relazioni sui risultati delle riunioni di lavoro.
• Organizzare e archiviare documenti fisici o digitali.
• Aggiornare l'inventario delle attrezzature, degli strumenti di lavoro e delle attrezzature necessarie e richiedere la loro sostituzione quando necessario.
• Supervisionare il lavoro del personale addetto alle pulizie degli uffici.

Queste sono alcune delle funzioni che determinano cosa fa un assistente personale il suo lavoro. Tuttavia, se vuoi saperne di più suche attività svolge un assistente personale ; ProssimoVi rimandiamo ad alcune delle occupazioni e dei compiti più comuni che deve svolgere.

Le attività della procedura guidata più comuni

Se ti stai ancora chiedendo cosa faccia un assistente personale, ti informiamo che superano il lavoro di una segretaria . Infatti, una delle funzioni dell'assistente esecutivo è quella di coordinare il lavoro del personale di supporto amministrativo dell'ufficio; in questo aspetto, l'assistente deve garantire il rendimento ottimale del gruppo di lavoro.

In sintesi, l'assistente di direzione deve occuparsi di:

• Supportare l'assunzione, la formazione e la supervisione degli assistenti amministrativi sotto la tua responsabilità: in questo caso, devi esaminare i CV dei candidati, identificare i più adatti, rilevare se soffrono di qualche disabilità lieve, condurre colloqui di lavoro, selezionare i migliori e suggerire la loro assunzione al capo.

• Aiuta il tuo capo a preparare rapporti, appunti e presentazioni: alcuni assistenti hanno il compito di organizzare conferenze, esposizioni ed eventi per l'azienda o il loro supervisore.

• Cerca informazioni e documentazione aggiornate sulle attività dell'azienda per fornirle al tuo capo: un buon assistente personale si assicura che il tuo capo sia aggiornato.

Molte volte queste mansioni che determinano quello che fa un assistente personale dirigenziale nel campo dell'azienda, si combinano con altre legate alla vita personale del manager. Ecco perché è essenziale che mantenga un rapporto armonioso con la sua famiglia.

Il profilo professionale dell'assistente

Insomma, le funzioni e i compiti dell'assistente personale sono molteplici, e ciò implica che questo professionista deve avere un profilo personale e professionale molto particolare. Indubbiamente, per assumere ciò che un assistente personale fa in modo efficiente, devi avere:

• Autostima e fiducia in se stessi.
• Una voce piacevole per rispondere alle chiamate.
• Conoscenza delle lingue, in particolare inglese.
• Creatività.
• Iniziativa.
• Sviluppo dell'intelligenza emotiva.
• Empatia e apprezzamento del lavoro di squadra.
• Capacità di identificare dettagli importanti, che è vitale per ciò che fa un assistente personale esecutivo .
• Abilità per la pianificazione e l'organizzazione delle risorse, nonché per la valutazione dei risultati.
• Capacità di comunicazione verbale e pubbliche relazioni. Questo perché ha il compito di ricevere i visitatori e fungere da collegamento tra clienti e gestori.
• Flessibilità per affrontare problemi e situazioni che si presentano sul lavoro.
• Buone capacità di comunicazione scritta.
• Gentilezza, rispetto e considerazione.

A causa del livello di responsabilità che ha un assistente personale esecutivo, deve avere le conoscenze e le capacità tecniche necessarie per svolgere la sua posizione in modo efficiente. Di qui l'importanza della loro formazione professionale.

Corsi di formazione professionale per assistenti personali

Se sei entusiasta di questa posizione e vuoi formarti professionalmente in quello che fa un assistente personale, puoi realizzare il tuo sogno in breve tempo. Nella maggior parte dei paesi, compresa la Spagna, la formazione di questo tipo di assistente avviene attraverso una carriera tecnica, che viene studiata nel secondo ciclo dell'istruzione secondaria.

Come puoi confermare nelle offerte che vengono pubblicate su google , la maggior parte di questi corsi ha una durata di due anni. L'unico requisito per eseguirli è essere maggiorenni e aver completato il primo ciclo di scuola superiore, l'importante è che in ognuno di essi ti insegnino cosa fa un assistente personale in modo che tu possa svolgere in modo efficiente.

Le istituzioni che offrono corsi di formazione per assistenti personali trasmettono conoscenze pratiche sulla pianificazione e l'organizzazione delle risorse necessarie per lavorare in qualsiasi tipo di organizzazione. Tra le opzioni di formazione per svolgere i compiti di un assistente personale, spiccano le seguenti:

• Assistente alla contabilità aziendale.
• Assistenza amministrativa per la logistica e la gestione del commercio estero.
• Assistenza personale nel settore del Turismo.
• Assistente legale personale.
• assistente educativo.
• Assistente amministrativo online.
• Assistente di gestione e contabilità virtuale .
• Assistente Educativo per la cura dei bambini .

Corsi Euroinnova per assistente personale

Ti informiamo inoltre che esistono istituzioni come Euroinnova, la Business School specializzata nella formazione online che sviluppa corsi per insegnarti cosa rende un assistente personale efficiente o come usare Cortana, l'assistente di produttività di Microsoft che ti permette di risparmiare tempo e focalizzare la tua impegno nei compiti più importanti. Questi corsi sono approvati in più di 200 paesi e possono essere valutati negli scambi di lavoro e nei concorsi indetti dalla Pubblica Amministrazione della Spagna.

Tra i corsi offerti da questa scuola per la formazione di assistenti personali, segnaliamo i seguenti:

• Corso di Assistenza d'ufficio : In cui si impara la natura dell'organizzazione aziendale, i principi della gestione aziendale, i rapporti interministeriale, le funzioni del segretario e cosa fa un assistente personale nel settore aziendale e nelle organizzazioni pubbliche.
• Corso di assistenza alla gestione personale : che ti consente di diventare un esperto di comunicazione aziendale e applicare questo apprendimento all'assistenza alla gestione in diversi ambienti di lavoro.
• Corso online per organizzare l'agenda aziendale in una lingua straniera diversa dall'inglese: in questo impari, come indica il nome, come preparare il Business Agenda, molto utile se vuoi lavorare come assistente virtuale per un manager straniero .

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