Cosa sono i documenti speciali e come vengono classificati?

Scopri con Euroinnova cosa sono i documenti speciali e come vengono classificati

In ogni azienda troviamo una serie di documenti che al suo interno sono di vitale importanza. Diventa una necessità sapere come classificarli e, ovviamente, come archiviarli, ecco perché abbiamo questo post per te. Non smettere di leggerci!

Perché è importante sapere cosa sono i documenti speciali e come vengono classificati? Ebbene, conoscerli proprio ci aiuterà a prepararci alla buona gestione della nostra azienda e, con la sua classificazione corretta ed efficiente, ad avere a portata di mano ciò di cui abbiamo bisogno quando ricorriamo ai nostri file . Continua a leggere!

Cosa sono i documenti speciali?

Dice Aurelio Tanodi: “Tutto il materiale scritto, grafico (disegni, mappe, planimetrie), multigrafo, riprografo, sonoro, audiovisivo (film) proveniente da un ente, prodotto o ricevuto in ragione della sua attività o, in generale, relativo alla sua vita amministrativa , dal momento in cui ha adempiuto alla sua funzione immediata che ha dato origine alla sua creazione e viene conservata per scopi amministrativi, legali, scientifici o culturali”.

Il che ci fa capire che la mole di informazioni è piuttosto ampia e variegata, oltre a richiedere organizzazione e attenzioni particolari, motivo per cui ci chiediamo cosa siano i documenti speciali e come vengano classificati . I documenti speciali hanno caratteristiche non convenzionali che richiedono un trattamento diverso, pertanto vengono utilizzate determinate tecniche per classificare, ordinare, descrivere, conservare, dichiarare, diffondere e consultare, al fine di facilitare l'accesso alle informazioni in essi contenute.

Quando parliamo di cosa sono i documenti speciali e come vengono classificati Abbiamo anche bisogno di conoscere l'identità che ci danno questi documenti e che sono facilmente reperibili attraverso il terminologia archivistico per la tua classificazione Alcune terminologie per conoscere l'identità di documenti speciali sono le seguenti:

• FD = Fotografie digitali.
• FT = Fotografie analogiche.
• DP = Diapositive.
• PL = Piani.
• MP = Mappe.
• FA = Fotografie aeree.
• IS = Immagini satellitari.
• ET = Interviste.
• DS = Discorsi.
• TT = Testimonianze.
• PC = Parti di comunicazione.

Classificare documenti speciali

È necessario classificare così tante informazioni in modo che siano facilmente accessibili e che non ci siano perdite o disordini quando devi occuparti di gestire così tante informazioni, ecco perché chiariamo cosa sono i documenti speciali e come sono classificati di seguito, a partire dai file che sono quelli che contengono i documenti. Ci sono tre tipi:

• Classificazione funzionale : vengono prese in considerazione le funzioni dell'entità che genera i documenti, ovvero dall'attività che risulta, ad esempio, i documenti contabili derivano dall'area contabile.
• Classificazione organica : i documenti sono raggruppati in base alle diverse strutture amministrative dell'istituzione da cui provengono, ovvero in base a dove sono richiesti.
• Classificazione per soggetti : Si ha della percezione che si ha dello stesso o delle sue attività. I documenti vengono raggruppati dopo averne analizzato il contenuto.

Secondo il contenuto

Poi abbiamo una classificazione più precisa che corrisponde ai documenti contenuti negli archivi:

• Per collezione: set documentario prodotto da un'istituzione o da un territorio.
• Per serie: entrano nei fondi. Ogni serie raggruppa documenti dello stesso tipo, cioè di ciascuna delle attività svolte dall'ente.
• Per file: Vanno all'interno della serie. Il fascicolo è costituito dall'insieme dei documenti riferiti al procedimento della stessa materia.

"Classificare è dividere o separare un insieme di elementi che istituiscono classi, gruppi o serie, in modo tale che detti gruppi siano integrati come parte del struttura di un tutto. Ogni gruppo o classe è unico e diverso dagli altri, con caratteristiche proprie che lo differenziano dagli altri, ma insisto, facente parte di una struttura gerarchica; ogni gruppo a sua volta è suscettibile di suddivisioni." - Secondo Antonio Heredia.

Così capiamo meglio cosa sono i documenti speciali e come vengono classificati , in modo che quando gestisci la tua azienda sai come farlo correttamente. Grazie al bene formazione scolastica saremo preparati per qualsiasi evento, dalla ricerca di informazioni all'a verifica.  Se vuoi svilupparti professionalmente nel campo dell'amministrazione aziendale, non esitare ad unirti a noi.

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