cos'è un archivista

L'importanza del lavoro di un archivista

Quando si tratta di gestione dei documenti , si fa riferimento a tutte le attività legate alla corretta gestione delle informazioni e della documentazione esistente, il che suggerisce che vi siano adeguati controlli per la sua revisione, archiviazione e digitalizzazione. Questi tipi di attività sono sviluppate da un professionista che è un archivista , che manterrà in custodia tali informazioni.

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Cos'è un archivista?

È noto come professionista che è in grado di conservare e archiviare informazioni e documentazione, ovvero i documenti sono destinati ad essere conservati nell'archivio e necessitano di un trattamento adeguato per mantenerne l' integrità .

Che cos'è un archivista e come lavora è attribuito anche agli archivisti , oltre a conservare i documenti aggiungono alla loro responsabilità quei video, audio o registrazioni importanti per la loro conservazione.

Così come sono responsabili della conservazione e della salvaguardia del documento, devono anche essere incaricati di facilitare l'accesso alle informazioni in esso contenute, purché possano essere messe a disposizione del pubblico.

Dove lavorano gli archivisti?

Hanno un campo di lavoro molto ampio, poiché possono lavorare in qualsiasi azienda o istituzione per mantenere organizzati i propri registri. Successivamente, presentiamo cos'è un archivista nelle sue diverse sfaccettature lavorative:

• Imprese private.
• Agenzie governative, come i registri civili.
• Musei, per identificare i dati delle opere.
• Università, nei registri degli studenti e degli insegnanti.
• Organizzazioni non governative.

È importante sottolineare che attualmente il lavoro dei CORSI OMOLOGATI IN EDUCAZIONE è supportato da banche dati elettroniche, dove tutta la documentazione fisica esistente deve essere trasformata in file digitali per il suo utilizzo, smaltimento e permanenza nel tempo.

Doveri di un archivista

La funzione principale di ciò che è un archivista è legata alla responsabilità che ha di proteggere i documenti in modo che preservino le loro qualità , mantengano la qualità delle informazioni e rimangano inalterati nel tempo. L'archivista deve raccogliere, gestire, facilitare e garantire l'accesso ai documenti in ogni momento , nonché occuparsi della loro conservazione a lungo termine.

Tra le funzioni attribuibili agli archivisti spiccano:

• Ricezione di documenti , è una procedura mediante la quale l'archivista progetterà e attuerà strategie per controllare le informazioni ricevute.
• L'archiviazione dei documenti e la loro identificazione , si riferisce alla gestione dei documenti dal punto di vista della progettazione e dell'applicazione di procedure e metodologie che aiutano a identificare i documenti in termini di loro registrazione.
• Conservazione e conservazione del fascicolo , è una funzione essenziale ed indispensabile perché il fascicolo deve avere un luogo idoneo alla sua conservazione nonché le misure e le procedure per la sua adeguata protezione.
• Richieste di file , questa azione dipenderà dall'ordine del file e dalle strutture di localizzazione in modo che gli utenti possano effettuare query rapidamente.

La condotta di un archivista attraverso un decalogo

Le persone che salvaguardano l'integrità e la riservatezza delle informazioni sono considerate archivisti ; devono rispettare una serie di caratteristiche interpersonali che guideranno il loro comportamento nell'organizzazione a cui appartengono. Ecco perché l'etica si traduce in una sorta di codice o decalogo delle proprie funzioni, a cui accenniamo:

decalogo dell'archivista

1. Promuovere la conservazione delle informazioni, attribuendole il carattere di patrimonio documentario dell'umanità che sostanzia il lavoro svolto dalla comunità e da altri professionisti.
2. Mantenere aggiornate le conoscenze relative all'utilizzo e alla messa a disposizione di un sistema di documentazione dove poter svolgere il proprio lavoro professionale a favore del miglioramento continuo di ciò che è un archivista .
3. L'archivista deve mantenere un atteggiamento imparziale come qualità indispensabile affinché il suo lavoro sia affidabile e vada a beneficio di tutti.
4. La gestione dei documenti deve promuovere il rispetto della privacy e l'accesso alle informazioni, tenendo conto delle regole e dei regolamenti interni del settore in cui opera.
5. Chi è un archivista per un'organizzazione privata o pubblica avrà la funzione oggettiva di mantenere l'imparzialità nelle sue azioni oltre a offrire l'accesso al materiale archiviato senza pregiudizi o atteggiamenti arbitrari .
6. Le azioni svolte dall'archivista devono essere documentate, così come mantenere un registro della gestione dei documenti .
7. La conservazione, l'uso, il valore e l'autenticità dei documenti sono qualità che l' archivista deve preservare in ogni momento.
8. La classificazione della documentazione è una qualità fondamentale di cui è un archivista per stabilire il contesto storico, giuridico, amministrativo delle informazioni al fine di rispettare l'origine e l'originalità degli elementi .
9. Le informazioni archiviate devono sempre mantenere la continuità nel tempo, così come l'accessibilità e l'intelligibilità.
10. La documentazione tutelata dall'archivista costituisce una prova contabile degli eventi avvenuti nel passato.

Profilo di un archivista

In innumerevoli articoli sul web troverai il profilo di un archivista o cos'è un archivista , ma per essere un buon professionista in questo settore devi avere competenze e conoscenze universali di organizzazione , documentazione ed etica archivistica , quindi ti consigliamo quanto segue Avanti :

• Impegno per il tuo lavoro e quello che fai, per il quale devi essere pienamente identificato con la professione.
• Conoscenza delle funzioni inerenti alla posizione, nonché dell'importanza del lavoro che svolgerai quotidianamente.
• Essere critico, scientifico, analitico, organizzato e attento.
• Mantenere aggiornate le conoscenze, nonché tenere il passo con i progressi tecnologici e la gestione dei sistemi in termini di informazioni, amministrazione e conservazione digitale.

Molto importante quando si considera la rilevanza di ciò che è un archivista , è preservare gli strumenti e le tecniche con cui si svolgono le attività di utilizzo e protezione delle informazioni, poiché sono quelli che garantiranno una sana amministrazione dei documenti, come così come la loro disposizione nel tempo, e ciò vale sia per la documentazione fisica che per quella digitale.

Elementi importanti da considerare

Quando si tratta di ordine nei documenti, origine, destinazione e accesso agli stessi, è importante notare che il lavoro di un archivista dovrebbe rafforzare la cooperazione tra le parti interessate, nonché stimolare l'interiorizzazione dei valori etici inerenti alla loro professione. I punti che menzioneremo di seguito sono una parte fondamentale di ciò che è un archivista , si riferiscono all'identificazione e all'ordine delle informazioni:

• Identificare l'origine del documento e conservare le informazioni relative a chi lo ha emesso, in quanto ciò rappresenta un criterio di memorizzazione delle informazioni che consente di comprenderne il contenuto.
• Mantenere un ordine nei documenti archiviati cronologicamente e secondo le disposizioni stabilite per la loro collocazione nel tempo, al fine di preservare l'originario rapporto che intercorre tra di essi.

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