cos'è un assistente amministrativo

Scopri cos'è un assistente amministrativo e il suo ruolo in un'azienda

Se non hai mai lavorato in un'azienda e stai appena iniziando il tuo lavoro, è bene iniziare da zero, imparando le cose più semplici come fornire il servizio telefonico, prendere i messaggi o prendere il controllo della corrispondenza ricevuta e inviata, tra le altre funzioni che ti dovrebbe saperlo, continua a leggere il nostro articolo, dove descriveremo cos'è un assistente amministrativo e le funzioni che svolgerai.

Cos'è un assistente amministrativo?

In ogni azienda ci sono persone il cui lavoro è molto importante per il suo corretto funzionamento, quindi capirai cos'è un assistente amministrativo e la sua importanza per lo sviluppo delle funzioni amministrative, in particolare per il dipartimento amministrativo .

L'assistente amministrativo è una persona che sarà sempre responsabile del buon funzionamento dell'ufficio in cui lavora, svolgendo tutto il lavoro amministrativo relativo alla pianificazione e al coordinamento delle attività, inoltre redigendo e archiviando le comunicazioni del proprio dipartimento .

L' assistente amministrativo tende a essere confuso con un segretario, ma sostanzialmente le loro funzioni sono le stesse, l'ultima tendenza è la sostituzione del termine "segretario" con quello di "assistente amministrativo", soprattutto perché il nome di segretario è considerato un termine superato o fuori uso.

Abilità e competenze di un assistente amministrativo

Ora che sai cos'è un assistente amministrativo , ti diremo ora quali sono le capacità e le competenze che devi avere per completare il profilo appropriato per questa posizione :

• Gestire il computer e i suoi programmi di base, la digitazione è un vantaggio.
• Sii una persona discreta, onesta e retta, per conservare le informazioni
• Avere una formazione professionale nell'area amministrativa.
• Capacità di gestire il tempo, dare priorità alle attività .
• Lavoro di squadra, servizio clienti e disponibilità a seguire le istruzioni.
• Alcune aziende ti chiederanno di padroneggiare una lingua specifica.
• Sii comunicativo, educato e preciso.
• L'organizzazione è essenziale in questo tipo di lavoro .

Doveri di un assistente amministrativo

Le attività da svolgere ti aiuteranno a capire meglio cos'è un assistente amministrativo e il suo ruolo all'interno dell'azienda, che può davvero variare a seconda del tipo di organizzazione in cui andrà a lavorare o dello stile di gestione dei superiori (capi, dirigenti, amministratori), poi citiamo quanto segue:

• Fornisce attenzione telefonica e virtuale, attraverso l'attenzione alle telefonate o alle richieste online.
• Accoglienza di persone che hanno un appuntamento programmato o di ospiti dell'azienda.
• Gestire la corrispondenza e le email, con data di elaborazione, firma, timbro e numerazione cronologica, tenendo conto che la corrispondenza fisica è diminuita e i documenti sono ritenuti più celeri
• Coordina riunioni, colloqui, appuntamenti, eventi, oltre a tenerne traccia e programmarli, devi tenere aggiornata l'agenda in maniera organizzata e cronologica.
• Ordina forniture e tieni l'inventario delle forniture per ufficio disponibili.
• Richiedi la riparazione e la manutenzione di apparecchiature per ufficio.
• Mantenere il controllo degli archivi e degli archivi del dipartimento in un luogo visibile in ordine corretto e salvaguardando le informazioni, nonché l'elaborazione dei processi amministrativi che vengono ordinati.
• Mantenere i contatti con i fornitori.
• Trasmissione di informazioni tempestive verbalmente o per iscritto secondo i requisiti, per questo è necessario possedere competenze nella trascrizione del testo e nella preparazione della comunicazione.
• Mantenere il controllo del personale , nel senso di tenere un registro delle assenze, delle ore lavorate, dei permessi, dei giorni di ferie, delle ferie e delle presenze giornaliere.
• In alcune occasioni, possono essere effettuati calcoli per preparare requisiti, rivedere fatture o calcoli sui salari, tra gli altri.
• Utilizzare con criteri di economicità, efficienza ed efficacia tutte le risorse dell'ufficio.

Cos'è un assistente amministrativo senior?

Un assistente amministrativo senior è facilmente definito come un professionista amministrativo che assiste uno o più membri della direzione all'interno di un'organizzazione e può anche supervisionare il personale amministrativo di livello base.

Man mano che le organizzazioni crescono, possono vedere un aumento del loro volume di compiti amministrativi e hanno bisogno di molto più di un professionista amministrativo, nella maggior parte dei casi, ci vuole un ruolo di alto livello in un'organizzazione di questo tipo per lavorare a stretto contatto con la direzione e prendere sui ruoli amministrativi che comportano un livello di impegno più elevato rispetto al personale di livello base.

I dirigenti o i manager di un'organizzazione hanno comunemente bisogno di un assistente amministrativo senior o di un assistente esecutivo che agisca come loro "guardiano" o manager, mentre l'addetto alla reception o l'addetto alla reception di un'organizzazione è in grado di accogliere chiamanti e clienti. visitatori, un senior manager tende ad essere il prossimo punto di contatto per tutti coloro che vogliono comunicare con la direzione. Dal momento che tendono a rappresentare la gestione di un'organizzazione sia nella posta scritta che verbale, la qualifica più rilevante per le persone in questa posizione è che hanno buone capacità di comunicazione.

Che cos'è un assistente amministrativo senior e cosa può fare

In genere gestiscono programmi, itinerari di viaggio e altri appuntamenti per i manager in una varietà di reparti, siano essi marketing, IT o umani. Pertanto, le tue responsabilità possono includere la scrittura di lettere ed e-mail, la risposta alle telefonate e la stenografia.

Un assistente amministrativo senior dovrebbe anche avere una conoscenza pratica generale di tutti i dipartimenti all'interno di un'organizzazione, che consentirà loro di condurre richieste generali che potrebbero ricevere o indirizzarle al personale del dipartimento appropriato.

Come essere un assistente amministrativo senior?

Per diventare un assistente amministrativo senior , devi avere un'esperienza combinata sia nella gestione generale dell'area di lavoro che nel settore speciale dell'organizzazione. In questo senso, i candidati speciali tendono ad essere esperti di gestione entry-level che sono già impiegati nell'organizzazione e che cercano una promozione.

Per quanto riguarda i valori dell'organizzazione, alcuni permessi di alto livello possono porre un forte accento sulle credenziali accademiche, mentre altri possono essere più focalizzati sul background gestionale esperto del candidato. I candidati che non hanno esperienza amministrativa professionale ma hanno esperienza accademica in aree simili, come dattilografia o esercitazioni di segreteria , potrebbero essere più adatti per un lavoro amministrativo di livello base prima di candidarsi per una posizione senior.

Cos'è un assistente amministrativo contabile?

L' assistente amministrativo contabile è un professionista amministrativo chiamato a ricoprire un ruolo tecnico all'interno dell'ufficio contabile di un'azienda. Uno dei suoi compiti principali è mantenere aggiornati i libri contabili, tuttavia il suo compito di solito integra un paio di funzionalità in più.

Responsabilità e funzionalità di ciò che è un assistente amministrativo contabile

L'assistente contabile lavora sotto la supervisione di un commercialista, motivo per cui il suo compito integra solitamente un numero infinito di compiti volti a garantire il buon andamento dell'area amministrativa dell'azienda o della società.

• Tenuta della contabilità: la funzione dell'assistente contabile è quella di tenere i libri contabili di una società o impresa. Questo lavoro può essere svolto manualmente o tramite l'uso di un software di contabilità unico. In alcune occasioni, il contabile chiede al suo assistente di preparare le fatture per gli utenti, di svolgere attività di contabilità fornitori e clienti e di contattare fornitori di servizi esterni quando le circostanze lo giustificano.
• Conservazione dei registri: l'addetto alla contabilità si occupa dei registri finanziari recenti e archiviati. Questa funzionalità richiede che l'assistente contabile sia ben informato sulle norme, direttive e leggi che regolano la conservazione dei documenti fiscali.
• Presentazione dei rapporti: la funzione dell'assistente contabile è preparare e insegnare i rapporti alla direzione. Per eseguire tale funzionalità, l'assistente contabile deve comprendere il software di contabilità e i programmi di documenti XLS come Microsoft Excel. Nella maggior parte dei casi, i manager richiedono documenti e rapporti dall'assistente con informazioni specifiche come capitale lordo, addebiti mensili e saldi dei conti.
• Calcolo degli stipendi: considerando cos'è un assistente amministrativo , possiamo dire che la funzione dell'assistente contabile è calcolare gli stipendi o le ore del dipendente, conoscere le proporzioni degli assegni, tenere un registro delle ritenute d'acconto e annunciare gli assegni. L'assistente contabile è anche responsabile della tenuta dei registri dei pagamenti effettuati ai dipendenti e della registrazione dei costi aziendali.

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