Cos'è un manuale di procedure?

Conoscere cos'è un manuale di procedure e la sua struttura

Il processo di globalizzazione e di integrazione aziendale ha segnato l'ingresso di nuovi concorrenti nel mercato mondiale. In mezzo alle richieste della domanda, la qualità è diventata un fattore chiave per la concorrenza, quindi sapere cos'è un manuale di procedure e come farlo è fondamentale per grandi e piccole aziende. Anche tu puoi imparare oggi con noi in questo articolo. 

Da qualche anno, il manuale delle procedure è stato utilizzato come strumento principale, sebbene i suoi primi modelli contenessero varie falle tecniche, erano molto utili per l'inserimento di nuovo personale. Oggi vengono utilizzate nuove risorse tecnologiche che facilitano la preparazione di questo manuale.

Se vuoi approfondire cos'è un manuale di procedure e la metodologia che deve essere seguita per la sua redazione, non esitare a continuare la lettura fino alla fine. Cominciamo!

Che cos'è un manuale di procedure e a cosa serve?

Possiamo definire un manuale di funzioni e procedure come un insieme di tecniche che mirano a descrivere la forma o la sequenza di passaggi che devono essere eseguiti per svolgere una determinata attività, intendendo l'attività come un insieme di compiti che devono essere eseguiti in un certo ordine e modo...

Per darti un'idea migliore dell'obiettivo di questo manuale, immagina per un momento di essere un lavoratore e di sapere come svolgere un'attività specifica, ma per qualsiasi motivo devi lasciare la tua posizione e devi spiegare la sequenza di passaggi per svolgere un'attività a una nuova persona.

Nonostante ci sia uno scambio di informazioni, non c'è nulla che garantisca che le informazioni raggiungano chiaramente il destinatario, il che può avere un impatto sulla produzione dell'azienda . È qui che entra in gioco un manuale di procedure operative , un documento che spiega chiaramente i passaggi necessari per svolgere un'attività e consente il controllo interno da parte dell'amministrazione .

Quali sono gli obiettivi del manuale delle procedure

I manuali di procedura amministrativa si prefiggono i seguenti obiettivi:

• Facilitano la formazione e la formazione personale.
• Offrono l'opportunità di valutare le prestazioni dei lavoratori in base a quanto richiesto dall'azienda.
• Dà una visione integrale dei processi che fanno parte del lavoro dell'azienda.
• Fanno parte della storia delle procedure aziendali, acquistando valore documentale.
• Specificano tutte le responsabilità e le capacità di ciascuna posizione lavorativa, dipartimento o dell'organizzazione in generale.

Come creare un manuale di procedura (fasi principali)?

Di seguito ti insegniamo come creare un manuale di procedura, tenendo conto della metodologia ideale da seguire e della struttura a cui deve attenersi un buon manuale. Va notato che un manuale di procedure è uno dei documenti più importanti all'interno della documentazione di un'organizzazione. Senza ulteriori indugi, iniziamo!

Innanzitutto, è importante notare che esiste un gran numero di modelli in Power Point ( ppt ) ed Excel ( xsl ) che ti aiuteranno a preparare un manuale di procedura in brevissimo tempo.

Stabilisce gli elementi e la struttura

Gli elementi e la struttura che compongono il manuale sono la base per contemplare tutte le informazioni che vogliamo catturare in esso. Questa parte è essenziale nell'elaborazione di quello che è un manuale di procedure , quindi occorre prendersi il tempo necessario per svilupparlo.

Oggetti

Tra gli elementi che possono essere considerati nel manuale delle funzioni, possiamo evidenziare:

• Obiettivi.
• Giustificazione.
• Scopo.
• Partecipanti.
• diagrammi .
• Attività.
• Regole di business.
• Pre e post condizioni.
• Eventi dall'inizio alla fine.

Struttura

In generale, il manuale di procedura deve rispettare una buona presentazione e la seguente struttura:

• Prima pagina.
• Indice.
• Controllo della versione.
• Introduzione .
• pubblico di destinazione.
• Contenuto (è qui che sono inclusi gli elementi precedentemente menzionati).
• Glossario.

Definisci i soggetti coinvolti

A seconda delle esigenze dell'azienda, è necessario determinare qual è l'ambito indicato per il manuale delle procedure. Ad esempio , una piccola azienda può pensare di creare un manuale di processo per il dipartimento di:

• I saldi.
• operazioni .
• Amministrazione e finanza.

In conclusione, il manuale delle procedure è un documento che ci assicura la qualità nell'elaborazione dei prodotti o quando eseguire un servizio. Pertanto, è essenziale che ogni organizzazione ne faccia uso per garantire il sostentamento e la crescita di un'azienda.

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