funzioni di segretario

Scopri i doveri di una segretaria

Per quanto riguarda la segreteria , la cosa più comune è che le donne vengono viste svolgere i loro compiti in tale area; tuttavia, oltre ai segretari, vi sono anche uomini che svolgono mansioni amministrative nelle organizzazioni. Ecco perché in questo caso descriveremo in dettaglio le funzioni di un segretario , sia l' assistente d'ufficio che comunemente conosciamo, sia altre posizioni più estese che possono essere generali, giudiziarie e private.

Questo è una posizione che può essere di gestione diplomatica o amministrativa e che possiamo trovare in diverse organizzazioni mondiali, nonché in organizzazioni e aziende regionali. Allo stesso modo, scopriremo qual è il loro profilo e quali carriere dovresti studiare se vuoi diventare una segretaria o se vuoi specializzarti.

Cominciamo con le funzioni di un segretario amministrativo

Sebbene a volte diamo per scontati i compiti svolti da questo professionista, è davvero necessario dettagliare le funzioni che svolgono in quanto possono essere confuse con altre professioni.

In generale, possiamo affermare che la figura del segretario o segretaria è necessaria in qualsiasi grande o piccola azienda , impresa, ente o ufficio. Grazie a loro molte cose sono tenute in ordine e aggiornate; Inoltre, si dice che siano il volto principale di ognuna di queste entità, poiché sono la prima persona che visitatori, uomini d'affari, partner o clienti vedranno quando arrivano o richiedono un appuntamento.

In ogni caso, le principali funzioni di un segretario amministrativo sono le seguenti:

• Gestisci e mantieni aggiornata l'agenda del tuo capo o della persona per cui lavori. Vale a dire, tieni traccia delle riunioni a cui devi partecipare, dei documenti che devi consegnare o firmare, delle persone con cui devi parlare o di qualsiasi altro impegno di natura lavorativa.
• Servire il pubblico, i visitatori, le persone che chiamano per richiedere informazioni o lasciare raccolte e facilitare la possibilità di seguire ciascuno di questi.
• Leggere e scrivere rapporti e documenti di ogni tipo, nonché archiviarli, scansionarli o inviarli, tramite e-mail o cartaceo.
• In qualsiasi azienda possono esserci informazioni sensibili o riservate e tra le funzioni di una segretaria c'è quella di poterle gestire con discrezione indipendentemente da chi è imparentato.
• Eseguire l'inventario dei mobili e delle forniture per ufficio necessari, effettuare le richieste di acquisto corrispondenti e assicurarsi che tutto sia tenuto in ordine. Ciò include file fisici e digitali, stampanti, ecc.
• A seconda del tipo di azienda, potrebbe essere necessario che i dirigenti intraprendano viaggi di lavoro. La segretaria o segretaria deve essere incaricata di gestire e prenotare i biglietti per il tuo trasferimento, nonché il luogo di soggiorno e quant'altro necessario.
• Un'altra delle funzioni di un segretario è quella di mantenere la comunicazione con gli altri reparti in modo da poter poi inviare il messaggio al suo datore di lavoro in modo conciso e preciso.

E che dire di un segretario generale?

Abbiamo sentito molto parlare di un segretario generale , ad esempio quello delle Nazioni Unite , o di un partito politico della nostra città. Tuttavia, non ci sono chiare le funzioni di un segretario di questo tipo, quanto sia importante la sua posizione e quale profilo deve avere una persona per occupare tale responsabilità lavorativa.

Intendiamo per segretario generale , segretario esecutivo o primo segretario, la posizione che una persona è nominata per diventare il capo principale di determinate organizzazioni sindacali, partiti, associazioni, organizzazioni internazionali multilaterali, tra gli altri.

Va notato che in determinate occasioni questa posizione segue il presidente e il vicepresidente di un'organizzazione. Anche se può verificarsi anche il caso in cui il segretario generale assume il secondo nell'ordine gerarchico in un'istituzione.

Quali sono le funzioni di un segretario generale?

Di seguito, dettagliamo alcune delle principali responsabilità che un segretario generale esegue all'interno di un'organizzazione:

• Assistere il direttore generale nella definizione di politiche, strategie, obiettivi relativi alla gestione del talento umano , delle risorse fisiche, finanziarie e tecnologiche.
• Analizza quali programmi possono essere utilizzati per il benessere del personale, l'amministrazione, la selezione, lo stipendio, tra gli altri.
• Il segretario generale, inoltre, dirige la Segreteria Generale , sovrintendendo alle attività quotidiane e riportandole in un rapporto periodico.

C'è anche un cancelliere.

Principalmente troviamo questo tipo di assistenti nel Ministero della Giustizia, quindi il loro lavoro viene svolto in luoghi in cui vengono forniti servizi di tribunali e tribunali. In questo ordine di idee,i cancellieri sono incaricati di funzioni relative all'amministrazione, al controllo e ai procedimenti penali, civili e del lavoro, tra gli altri.

Quali sono i compiti di un cancelliere?

• Occupa la direzione nell'ufficio giudiziario e nell'organizzazione dei processi.
• Ha la funzione di autorizzare con la sua firma le azioni giudiziarie.
• Prepara e supervisiona i documenti che contengono tutto ciò che riguarda i casi giudiziari.
• È incaricato di attrezzare adeguatamente l' aula , come richiesto.
• Funge da intermediario tra le parti (difensore e querelante) e il giudice .

Parliamo infine del segretario particolare

Come indica il nome, questo tipo di assistenti ha il compito di fornire supporto a dirigenti amministrativi , presidenti, direttori generali e altri, con l'obiettivo di promuovere in modo organizzato il lavoro e le strategie che i loro superiori hanno in mente.

Quali sono le funzioni di un segretario privato?

• Preparare documenti di lavoro e relazioni periodiche su incidenti e altri termini.
• Tieni traccia di tutte le attività, gli appuntamenti e gli eventi in sospeso per il manager esecutivo .
• Pianifica le attività in momenti che supportano gli obiettivi e gli obiettivi programmati.
• Stabilire collegamenti con altre aziende, organizzazioni, clienti e collaboratori, al fine di coordinare gli impegni.
• Gestisci le richieste fatte da partner aziendali, clienti, personale operativo, tra gli altri.
• Organizzare e archiviare la documentazione amministrativa .
• Prenditi cura di tutti i dettagli logistici in sospeso in ufficio.

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Le relazioni personali, la comunicazione, il buon trattamento delle persone, sono qualità che possiede un assistente o un assistente amministrativo . Forse ti saresti reso conto che tra le tipologie che abbiamo citato, molte delle funzioni di una segretaria sono abbastanza simili; Tuttavia, dobbiamo dire che a seconda del luogo in cui lavori, dell'azienda e di molti altri fattori, i lavori possono essere molto diversi dagli altri.

In ogni caso, per diventare un ottimo professionista del settore, è necessario studiare amministrazione, finanza, diplomazia, relazioni internazionali e altre carriere , poiché sono quelle più legate all'area. La buona notizia è che non devi cercare così tanto, perché proprio qui a Euroinnova abbiamo un gran numero di corsi, corsi post-laurea e vari programmi di formazione in modo che tu possa specializzarti insieme ai migliori.

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