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Gli addetti alla reception sono il primo contatto di clienti e dipendenti con l'azienda o l'organizzazione con cui desiderano entrare in contatto o dove lavorano. La sua funzione principale è accogliere i visitatori e dire loro dove andare. A loro volta, si occupano di rispondere alle esigenze di clienti e dipendenti . Sia di persona che per telefono. Vuoi saperne di più sulle attività svolte da una receptionist d'ufficio?
Le attività svolte da un receptionist d'ufficio tendono a coincidere con quelle di un Assistente Amministrativo , che a sua volta può comprendere funzioni di Risorse Umane (Contabilità e Logistica).
Questi professionisti sono spesso assunti per lavorare in una varietà di contesti istituzionali e commerciali. Sia dal settore pubblico che da quello privato.
Oggi è molto apprezzato anche essere un receptionist con competenze nella gestione dei social network . Pertanto, avere una formazione specializzata di community manager. Come complemento, garantisce una facile contrattazione da parte delle aziende alberghiere .
La funzione principale dell'addetto alla reception è quella di ricevere il pubblico all'arrivo presso la reception dell'edificio. Le loro funzioni variano da una posizione all'altra, a seconda del tipo di azienda in cui lavorano . Ad esempio, un ufficio , un albergo, un centro sanitario, una clinica odontoiatrica, un ospedale, un edificio pubblico. Anche un salone di bellezza o un centro ricreativo tra gli altri. Conosciamo le attività svolte da una receptionist d'ufficio?
L'addetto alla reception è responsabile di accogliere i visitatori in modo appropriato. Determinare le esigenze del visitatore in modo professionale, mantenere il registro dei visitatori. Si occupa anche di indirizzarli correttamente alla persona giusta. E garantire una copia di sicurezza del suo lavoro al direttore dell'azienda quando è assente alla reception.
Un altro ruolo dell'addetto alla reception dell'hotel è quello di concentrarsi sulla risposta e sulla direzione delle chiamate in arrivo in modo educato e tempestivo. Conoscere lo scopo della chiamata, gestire le domande e fornire informazioni corrette , chiamate dirette alla persona giusta all'interno dell'azienda. A loro volta, fornendo le informazioni ai loro colleghi in modo accurato e completo.
La gestione della posta elettronica si concentra sull'ordinamento e sulla distribuzione delle e-mail in arrivo. Prepara campagne di posta in uscita o che devono essere ritirate fisicamente . Oltre a organizzare tutte le consegne e le partenze dei corrieri. Ora, con l'avanzamento delle nuove tecnologie, una delle funzioni di un addetto alla reception dell'hotel è quella di occuparsi dei social network dell'azienda .
Si distingue per il monitoraggio o la sorveglianza delle persone che entrano in albergo e passano attraverso le porte della reception . Organizzare pass per i visitatori se necessario, segnalando attività sospette se rilevate. Questa funzione degli addetti alla reception dell'hotel. Si può tradurre nella gestione dell'utilizzo della registrazione personalizzata con telecamere di sorveglianza.
Questa attività del receptionist si occupa di monitorare e registrare i pagamenti in contanti, il saldo del denaro, la preparazione dei buoni viaggio. Così come le funzioni di base e una gestione contabile informatizzata in molti casi.
Questo compito dell'addetto alla reception dell'hotel passa per l'attività di fotocopiatura, scansione documenti e fascicolazione dei documenti, il fax. La presentazione puntuale delle stesse, la manutenzione delle attrezzature e la segnalazione di eventuali funzioni mal eseguite, la supervisione, il controllo e l'ordine del materiale d'ufficio.
All'interno di questa funzione troviamo la corretta programmazione degli incontri, l'informazione dei partecipanti, la prenotazione di una sala a tale scopo con le attrezzature necessarie . Anche per organizzare il restauro o il catering. Come sempre, queste attività dipendono dal tipo di azienda in cui viene svolto il lavoro.
L'addetto alla reception è responsabile della pulizia e dell'ordine dell'area della reception. D'altra parte, dovresti organizzare il tuo materiale di lettura. Una corretta igiene sul posto di lavoro è sempre obbligatoria indipendentemente dal mestiere.
In questo post abbiamo visto le attività svolte da una receptionist d'ufficio. Ma sono state anche menzionate le funzioni del receptionist dell'hotel . In Euroinnova, offriamo una vasta gamma di formazione online. Attraverso il quale potrai accrescere le tue competenze come assistente amministrativo. Ulteriori informazioni sulle competenze che un receptionist dell'ufficio dovrebbe svolgere . E scopri tutte le attività svolte da una receptionist d'ufficio.
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