mansioni di assistente amministrativo

Che cos'è un assistente amministrativo e quali sono i suoi doveri?

Le funzioni di assistente amministrativo sono preposte al buon funzionamento di uffici o società, svolgendo varie attività amministrative come la redazione di documenti, la pianificazione, l'aggiornamento del manuale contabile , la gestione delle pratiche, il coordinamento delle attività e la redazione dei verbali. Se l'azienda è piccola, molte volte l'assistente amministrativo si occuperà anche della parte delle risorse umane o può aiutare nella posizione di assistente contabile.

Cosa serve per essere un assistente amministrativo?

Per questa posizione , di solito si cerca che la persona abbia completato gli studi di scuola superiore, tuttavia, ultimamente più datori di lavoro cercano per questa posizione persone che hanno completato la laurea in economia aziendale o qualche studio relativo all'amministrazione o alla contabilità .

Per salire nel campo amministrativo, sarà necessario avere competenze amministrative o un master o un diploma post-laurea in amministrazione per poter raggiungere la posizione di Assistente esecutivo, noto anche come Assistente personale, che funge da braccio destro del manager o amministratore di una società.

Funzioni di assistente amministrativo e attività quotidiane

• Gestione delle chiamate: rispondere alle chiamate fa parte delle loro funzioni, così come rispondere a e-mail, fax e corrispondenza.
• Ricevi clienti e visitatori, oltre a guidarli verso il luogo specifico in cui si stanno dirigendo.
• Archivia, scrivi e organizza la documentazione dell'azienda che può essere fisica o digitale
• Pianificazione e coordinamento eventi: le aziende organizzano sempre meeting e convegni, affinché si svolgano tutti nel modo più ottimale, l'assistente amministrativo deve riservare la sala convegni o il luogo esterno all'azienda dove si svolge l'incontro. , coordinare tutte le riunioni e prendere nota di tutti i punti importanti discussi durante le riunioni.
• Mantieni una buona comunicazione con i clienti: mantieni i contatti con loro e segui i progetti presentando relazioni periodiche sui progressi nelle varie attività.

Profilo di un assistente amministrativo

Per essere un buon assistente amministrativo per le funzioni e ottenere la posizione a cui aspiri in un'azienda, si consiglia di soddisfare il seguente profilo professionale :

• Sapendo come funziona un centralino telefonico e tutte le procedure di comunicazione con esso, non ti fidare che è facile, devi essere ben concentrato e conoscere tutti i numeri di connessione ai diversi reparti. Può diventare facile una volta che ti ci abitui.
• Essere organizzati: se aspiri a diventare un buon assistente amministrativo, mantenere l'ordine nel tuo spazio di lavoro non è sufficiente, devi essere organizzato con l'agenda aziendale e questo implica imparare a gestire bene il tuo tempo all'interno dell'orario di lavoro.
• Avere ottime capacità comunicative: essendo un assistente amministrativo dovrai mantenere una comunicazione costante con il personale di tutti i reparti dell'azienda e non solo con loro ma con i clienti e con il consiglio di amministrazione.
• Ottime capacità amministrative: ciò include la gestione di database, fogli di calcolo e la conoscenza dell'uso di apparecchiature per ufficio come fax, computer, stampanti e fotocopiatrici.
• Buona presenza: molte volte sarai la prima persona che i clienti o i visitatori vedranno quando arriveranno in azienda, è importante mantenere un bell'aspetto per dare una corretta impressione del tuo posto di lavoro.

Speriamo che ti sia chiaro cosa funzioni e a cosa serva un assistente amministrativo , inoltre, presso la Euroinnova Business School specializzata nella formazione online, ti invitiamo a partecipare al nostro corso di amministrazione per diventare un vero esperto .

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