mansioni di assistente amministrativo

Scopri le meravigliose funzioni di un assistente amministrativo

Contrariamente a quanto molti potrebbero pensare, gli assistenti amministrativi continuano ad essere tra le posizioni più richieste e importanti nell'area amministrativa, poiché il loro lavoro consente a qualsiasi azienda di rimanere a galla e continuare a dare i migliori risultati ai propri dipendenti.

Le funzioni di un assistente amministrativo sono considerate essenziali e insostituibili all'interno delle aziende , poiché devono ricevere e trattare con il pubblico, risolvendo i loro dubbi e gestendo qualsiasi tipo di documentazione che i dirigenti , gli amministratori o anche i clienti stessi richiedono. Tutto questo non è facile da fare per un sistema automatizzato, quindi la persona che li esercita non è sostituibile in molte occasioni.

È importante sottolinearlo perché c'erano molti che pensavano che a causa dei progressi tecnologici nel mondo, l'ufficio di assistente amministrativo sarebbe completamente scomparso, essendo questo qualcosa di totalmente lontano dalla realtà.

È vero che le funzioni di un assistente amministrativo sono state modificate da questi progressi, ma l'idea di rinunciare ai loro servizi non è mai stata concepita, perché fino ad ora è impossibile sostituire tutti i compiti svolti da dipendenti eccezionali in questo mestiere con tecnologia .

Cos'è un assistente amministrativo?

Un assistente amministrativo è anche noto come segretario, impiegato , assistente amministrativo o assistente contabile . Si tratta di una persona pienamente formata e dotata degli strumenti e delle competenze necessarie per garantire l'ordine e il funzionamento dell'azienda o dell'ufficio in cui opera.

La verità è che non si può parlare delle funzioni di un assistente amministrativo senza elogiare e riconoscere il grande lavoro che svolgono, perché si può affermare che è grazie al lavoro di queste persone che gli uffici e le aziende riescono a funzionare in modo ordinato e senza intoppi nella maggior parte del mondo.

Perché? Perché sono incaricati di canalizzare tutte le attività che vengono svolte al loro interno, da quelle che vanno dalla fornitura di input, al pagamento degli stipendi, all'aggiornamento dei registri finanziari, al servizio clienti, che è uno dei compiti più importanti riconosciuti dalle persone.

Va notato che sono anche responsabili di lasciare una buona prima impressione dell'azienda, poiché sono il primo contatto che il pubblico ha con essa. È per questo motivo che è importante che gli assistenti amministrativi abbiano un'ottima presenza ed empatia quando hanno a che fare con altre persone, siano rispettosi e gentili nel trattare e nel servire gli altri.

Qual è il profilo per svolgere le funzioni di un assistente amministrativo?

Per svolgere le funzioni di assistente amministrativo , è necessario che abbia un certo profilo professionale , perché in questo modo è possibile intuire se i servizi che fornirà saranno di qualità oppure no.

Successivamente, questo è il profilo che un assistente amministrativo dovrebbe avere o quello che dovrebbe perseguire per svolgere il suo lavoro al miglior livello possibile:

• Un assistente amministrativo deve conoscere e gestire programmi di elaborazione testi e archiviazione dati .
• Devi avere una conoscenza approfondita della contabilità e della gestione dei numeri , poiché le tue funzioni sono in gran parte inquadrate nella tenuta dei conti e nella tenuta dei registri dell'azienda o di un dipartimento specifico.
• È auspicabile che la persona che occuperà questa posizione abbia ottime capacità comunicative per potersi relazionare con il pubblico nel miglior modo possibile (come abbiamo già accennato in precedenza).
• Deve essere una persona ordinata e capace di multitasking.
• Vuoi che sappiano lavorare sotto pressione senza alcun inconveniente, non in un piano per renderlo schiavo o qualcosa del genere, ma all'interno del mondo degli affari possono sorgere cose in cui devi mantenere la calma nonostante tutto sembri essere nel caos .
• Gli assistenti amministrativi devono avere discrezione come qualità non negoziabile, poiché a volte possono venire a conoscenza di informazioni riservate che devono essere tenute nascoste ai propri dipendenti, clienti, alti funzionari e molto altro.
• Devi essere una persona che lavora in squadra, il che diventa un'abilità molto interessante perché sono motivanti e aiutano a mantenere tutto in ordine.
• Per svolgere le funzioni di assistente amministrativo è richiesta anche la conoscenza dei processi della Pubblica Amministrazione .

Quali sono i compiti di un assistente amministrativo?

Sia nelle aziende private che nel settore pubblico, le funzioni di un assistente amministrativo sono di grande importanza. Il loro lavoro è così essenziale che spesso possono svolgere anche mansioni legate al reparto Risorse Umane , pagare le buste paga o tante altre cose. In questo modo, è comprensibile che i loro compiti possano variare notevolmente a seconda del tipo di ufficio in cui lavorano.

In ogni caso, vogliamo sottolineare quelle funzioni di un assistente amministrativo che sono le stesse in tutte le aziende , grandi o piccole che siano. Ti invitiamo a conoscerli in modo che, se vuoi optare per un lavoro come questo, puoi farlo senza problemi.

· Attenzione delle visite

Poiché questa posizione si trova spesso presso la reception , dovrebbero assumersi il compito di ricevere i visitatori e poterli indirizzare al luogo appropriato. Allo stesso modo dovranno ritirare o gestire la corrispondenza e i pacchi che dovessero arrivare.

· Archivio

Ovviamente ogni dipartimento dovrebbe essere responsabile della propria documentazione, anche se i documenti generali dovranno essere organizzati in un unico fascicolo. Può contenere fatture, contratti , dichiarazioni dei redditi e molto altro. Pertanto, e per non avere alcun inconveniente, una delle funzioni di un assistente amministrativo è quella di poter effettuare un'organizzazione rigorosa di questo portafoglio. Allo stesso modo, mantenere aggiornato il database è un'altra delle cose che ci si aspetta da questo professionista.

Attenzione telefonica

Non solo sono il primo modo di contatto all'interno dello spazio fisico dell'organizzazione , ma dovranno anche rispondere alle chiamate in arrivo e reindirizzarle agli uffici o reparti corrispondenti.

· Organizzazione dell'orario di lavoro

Un assistente amministrativo deve essere un esempio quando si tratta dell'organizzazione . Per questo si occupano di organizzare appuntamenti di lavoro , eventi aziendali, incontri con i clienti, svolgere procedure e molto altro, il che significa che devono essere persone molto attente a ogni minimo dettaglio. Inoltre, l'ideale è che sappiano comunicare con le persone coinvolte negli appuntamenti e stabilire un metodo di promemoria per non perdere nessuna attività importante.

· Organizza riunioni

Tra le funzioni di un assistente amministrativo c'è quella di poter redigere un'agenda per i partecipanti ai diversi incontri proposti, convocare gli ospiti e stabilire relazioni per confermare la partecipazione . Devono anche fare in modo che il luogo dell'incontro sia pronto quando avrà luogo l'incontro.

· Contabilità finanziaria

Come accennato in alcuni paragrafi precedenti, questi professionisti devono svolgere processi di contabilità finanziaria di base. Per questo devono avere una grande conoscenza o almeno la minima padronanza per evitare fallimenti o errori. L'ideale quindi è che possano essere formati nel campo dell'Amministrazione e Gestione Aziendale , o anche in Contabilità .

Dove posso prepararmi e conoscere le funzioni di un assistente amministrativo?

Per professionalizzarti nelle funzioni di assistente amministrativo, puoi studiare un ciclo di istruzione superiore correlato alla gestione e all'amministrazione aziendale . Ma tra tutti i luoghi dove puoi scegliere di svolgere questi studi, vogliamo consigliarti il migliore, ovvero Euroinnova , la Business School specializzata nella formazione online , dove puoi scegliere di seguire corsi di assistente amministrativo con i quali inizierai a specializzarti in questo ambito professionale.

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