Perché è necessario aggiornare i manuali?

Scopri perché è necessario aggiornare i manuali

Un manuale è un documento istruttivo che indica e descrive attività o procedure che devono essere svolte dai membri di un'organizzazione, a sua volta, dettaglia il modo in cui queste devono essere eseguite. Con tali caratteristiche, la sua importanza all'interno dell'ambiente aziendale è ben nota, dandoci un'indicazione del motivo per cui è necessario aggiornare i manuali . Vuoi saperne di più sull'argomento? Con noi puoi farlo, continua a leggere!

I manuali possono descrivere un'infinità di processi standardizzati e costanti che governano l'azienda, dalle regole di convivenza in ufficio all'induzione e gestione di un sistema operativo ; Ciò implica fattori non statici di continua interazione che reagiscono in funzione del mutare dell'ambiente, compromettendo l'utilità dei manuali rendendoli obsoleti. Nonostante esistano decine di manuali in quest'area, focalizzeremo la nostra attenzione sul MOF , poiché fornisce una rappresentazione generale del panorama aziendale. Continua a leggere e non perdere le informazioni interessanti!

Il Manuale di Organizzazione e Funzioni (MOF)

È un documento normativo ufficiale il cui scopo è descrivere la struttura funzionale e dipartimentale di un'organizzazione , compresa la sua gestione a livello generale e integrando l'attività amministrativa, esecutiva e operativa.

È di grande importanza per qualsiasi istituzione poiché il suo sviluppo può essere ottimizzato sfruttando le opportune interazioni tra il capitale umano , i suoi materiali e le risorse economiche basate su una struttura di formazione completa che migliora il servizio.

Il manuale MOF funge da standard generale che dovrebbe essere noto a tutto il personale, poiché funge, insieme allo schema strutturale , come fonte di introduzione a specifiche aree all'interno dell'azienda.

Perché è necessario aggiornare i manuali?

In un contesto generale, si possono elencare 3 motivi fondamentali per aggiornare uno o più manuali:

• Concedere uniformità ai processi e alle loro indicazioni di esecuzione.
• Rimani aggiornato e aggiornato con lo sviluppo di nuovi processi.
• Rilevare e correggere possibili omissioni o carenze.

Tuttavia, in un contesto più ravvicinato, è possibile apprezzare i vantaggi diretti dell'aggiornamento di un manuale specifico e come può interessare le diverse aree della sfera aziendale. Vediamo quindi perché è necessario aggiornare i manuali in diverse aree:

• Organizzazione e funzioni : riflette la nuova struttura organizzativa dell'ente.
• Politica : determina la direzione generale che l'azienda prenderà, così come i suoi regolamenti.
• Dipartimentale : presenta la normativa particolare di uno specifico gruppo o settore .
• Posizione: si riferisce ai cambiamenti in un lavoro o compito specifico.
• Procedure : implicano un'evoluzione delle attività necessarie per raggiungere un risultato finale o un prodotto.
• Ben arrivato: intende adeguare migliori linee guida di inclusione all'integrazione del personale o politiche di formazione inerenti.
• Finanza : verifica le procedure finanziarie per aumentare l'efficienza.
• Sistema: mantiene all'avanguardia la rete del software e le procedure automatiche che esegue.
• Qualità: generalmente presenta nuovi indicatori di produttività, prestazioni ed efficienza basati su tecniche o tecnologie che ne consentono l'evoluzione.

Una volta compreso il motivo per cui è necessario aggiornare i manuali , è utile conoscere il processo che questi richiedono prima di essere implementati.

Procedura per l'aggiornamento dei manuali

Analogamente alla procedura per la redazione di un manuale, questa consiste in una serie di passaggi sistematici che assicurano la validità e il corretto significato degli aggiornamenti . Questi sono:

• Pianificazione del lavoro: comporta la considerazione dei molteplici fattori coinvolti o correlati all'area da aggiornare.
• Applicazione delle tecniche di ricerca : in considerazione di quanto sopra, strumenti, procedure e strumenti devono essere utilizzati per determinare il reale impatto che l'aggiornamento avrà sulle aree e divisioni dell'azienda.
• Analisi e processo decisionale: una volta valutati a fondo i risultati dell'indagine, la direzione procederà a prendere una decisione.
• Revisione : l'ispezione viene presentata per le sue implicazioni e vengono fatti i preparativi finali per implementarla.
• Aggiornamento : l'aggiornamento viene effettuato e diffuso nelle zone di competenza.

Ci auguriamo che le informazioni che abbiamo fornito vi abbiano aiutato a chiarire perché i manuali devono essere aggiornati. e che ti è stato molto utile, ma se non sei rimasto soddisfatto e vuoi saperne di più, puoi approfondire questa conoscenza con Euroinnova ... continua qui sotto!

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