personale amministrativo di una società

Scopri il personale amministrativo di un'azienda

Il personale amministrativo di un'azienda è piuttosto importante affinché possa svolgere le sue funzioni senza alcun tipo di interruzione. All'interno di questa categoria possiamo trovare molti professionisti come tecnici amministrativi e assistenti amministrativi . Allo stesso modo, possono lavorare in quest'area professionisti in piena formazione e altre persone le cui diverse mansioni rispondono a un profilo polivalente relativo alla gestione di tutti i tipi di risorse .

Questo personale è essenziale per le organizzazioni oggi e, naturalmente, coloro che vogliono formarsi in questi campi avranno molte opportunità di lavoro per il futuro. In particolare, si raccomanda che questi laureati possano integrare le loro conoscenze con corsi per padroneggiare nuove lingue, gestire i social network, allenarsi nell'uso di Word e altre abilità d' ufficio .

Profilo del personale amministrativo di un'azienda

Sebbene questa sia una posizione che è ben nota alla maggior parte delle persone e ciò che fanno è solitamente noto, potremmo non fermarci tanto a vedere o pensare al profilo che devono soddisfare le persone che scelgono di far parte dello staff. . Non preoccuparti, perché qui li citeremo.

Sono incluse le seguenti qualità:

• Avere dinamismo e capacità di risoluzione: a volte il trambusto dell'ufficio e le attività quotidiane possono significare che alcune cose non vanno come previsto, quindi è necessario essere qualcuno che può adattarsi ed essere in grado di risolvere qualsiasi situazione.
• Sii flessibile e adattati: questo va di pari passo con quanto sopra, poiché l'amministrazione richiede flessibilità nell'adattare il proprio programma quando c'è un carico di lavoro urgente, per citare un esempio.
• Responsabile : certo, completare le attività d'ufficio in tempo è l'ideale per adempiere al lavoro assegnato nel migliore dei modi, questo include anche essere responsabile di arrivare in tempo e assumersi gli impegni presi.
• Gestire bene il pubblico: il personale amministrativo di un'azienda deve essere in grado di assistere le persone che arrivano in sede, oltre ad avere capacità interpersonali che consentano loro di comunicare, comprendere ed entrare in empatia con le persone.
• Discrezione : in ogni ufficio possono essere gestite informazioni sensibili che possono essere correlate a denaro, personale, posizioni dirigenziali o problemi personali di qualcuno, quindi è necessario essere discreti e professionali quando si tratta di ciascuno dei casi.
• Saper lavorare in squadra : una sola persona non può svolgere il lavoro nella sua totalità, è necessario affidarsi ad un team dove ogni persona adempie alle proprie mansioni e, in questo modo, tutto scorre per il bene dell'azienda.
• Essere comunicativi : per raggiungere il punto precedente, sarà inoltre necessario che tutti siano in grado di mantenere una buona comunicazione tra loro, in modo che tutte le richieste, i requisiti e le informazioni in generale possano arrivare complete, senza errori e totalmente comprensibili.

Parliamo di quali sono le funzioni del personale amministrativo di un'azienda

Come possiamo immaginare, le funzioni del personale amministrativo di un'azienda possono essere molto varie. Tuttavia, possiamo parlare dei più importanti o comuni, che sono:

• Stesura , archiviazione e revisione di tutti i tipi di documenti : questo viene fatto per mantenere il pieno controllo delle operazioni e delle transazioni effettuate dall'azienda . È così che dovranno prestare sufficiente attenzione a ricevute , bolle di consegna, fogli di calcolo , rapporti, tra gli altri.
• Raccogliere informazioni : è fatto con l'obiettivo di studiare i dati, trarre conclusioni e generare i rapporti corrispondenti che aiutano il personale dirigente a prendere le decisioni migliori per il futuro dell'azienda .
• Aggiornare e mantenere aggiornate le procedure: per poter controllare e monitorare i dipendenti e le cose che vengono fatte nell'organizzazione . Per questo, il database , le liste dei contatti , le guide e i manuali aziendali devono essere mantenuti aggiornati.
• Eseguire compiti di gestione : in particolare quelli relativi all'acquisto e alla vendita di prodotti e servizi.
• Gestire la comunicazione aziendale : non solo internamente tra i lavoratori , ma anche con fornitori e clienti, evitando ogni tipo di problema e mantenendo i rapporti commerciali senza intoppi.
• Coordinare la comunicazione : sia i servizi di corriere che la logistica , le consegne e le uscite dei prodotti sono compiti che riguardano il personale amministrativo di un'azienda .
• Essere aggiornati con il calendario amministrativo : per gestire adeguatamente la presentazione delle imposte trimestrali e annuali , tra le altre procedure .
• Fornire supporto al dipartimento Risorse umane : è fatto con l'idea di svolgere efficacemente le procedure amministrative relative al personale.
• Sviluppare e supervisionare registri e file contabili all'interno dell'azienda , tra gli altri.

Il tipo di personale amministrativo di una società attualmente esistente

Negli ultimi anni, il personale amministrativo di un'azienda si è adattato alla trasformazione digitale in ciascuna delle sue funzioni e processi. Ciò implica, come è prevedibile, formazione e specializzazione nell'uso di strumenti informatici e professionali molto specifici.

Allo stesso modo, è altamente richiesto un alto livello professionale, poiché questo garantisce produttività e maggiore redditività in ogni reparto . Pertanto, all'interno di aree molto specifiche come le risorse umane , la fatturazione o il marketing , il personale amministrativo , indipendentemente dalla categoria e dal ruolo, deve possedere determinate conoscenze o attitudini specifiche inerenti alla posizione.

Allo stesso modo, e come abbiamo detto, il lavoro di questi professionisti si è esteso a molti campi diversi, il che ha portato praticamente a nessun luogo, professione o mestiere che non richieda i servizi di un amministratore. Inoltre, insieme alla questione digitale e tecnologica, sono in aumento i casi di persone che lavorano da remoto, ovvero svolgono le loro mansioni di personale amministrativo di un ufficio ma senza la necessità di essere presenti in esso, ma piuttosto di rimanere al tuo posto di residenza.

Questi ultimi vengono normalmente chiamati assistenti virtuali poiché di solito lavorano per una determinata persona, ma la verità è che le funzioni rispetto a chi lavora come personale amministrativo di un'azienda sono state le stesse. A seconda del cliente, questo aggiungerà l'una o l'altra attività aggiuntiva fintanto che è di comune accordo e può includere cose come la gestione dei social network, la gestione dell'agenda personale e altro ancora.

Allenati con Euroinnova

In ogni caso, se vuoi imparare e far parte dello staff amministrativo di un'azienda , la cosa migliore che puoi fare è studiare e acquisire le conoscenze adeguate per svolgere al meglio le tue mansioni lavorative. Per questo vogliamo presentarti la possibilità di studiare presso Euroinnova, la Business School specializzata nella formazione online .

In esso puoi svilupparti come Office Manager , conoscere l'amministrazione finanziaria , formarti come assistente contabile e molto altro. La cosa interessante è che questa istituzione ti offre diplomi accreditati a livello internazionale in modo che tu possa esercitarti al miglior livello possibile in qualsiasi area che ti interessa, e tutto questo comodamente da casa tua e con i migliori insegnanti in ogni area.

Corsi specializzati in Assistente Amministrativo