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Viviamo in un'epoca in cui, grazie alla tecnologia, è aumentato in modo significativo il numero di imprenditori e startup , che richiedono un personale numeroso per funzionare correttamente. Una delle posizioni più richieste e richieste dalle organizzazioni è quella dei receptionist, sei interessato a sapere cos'è un receptionist d'ufficio e quali sono le sue funzioni? Scoprilo in questo articolo!
Sebbene il lavoro di un receptionist sia molto comune nel settore turistico e alberghiero, questi professionisti possono lavorare anche in altri settori, infatti i receptionist hanno uno dei campi di lavoro più ampi quando si tratta di mestieri. Pertanto, i receptionist d'ufficio sono formati e specializzati per lavorare in uffici sia nel settore pubblico che in quello privato.
L' addetto alla reception dell'ufficio sarà il professionista incaricato di accogliere clienti, fornitori e visitatori. Si occupa delle richieste primarie e guida eventuali domande che possono sorgere, funge da mezzo di contatto con altre sezioni dell'azienda, di persona, online o per telefono.
Questi professionisti sono estremamente importanti in qualsiasi organizzazione, poiché sono incaricati di svolgere funzioni di servizio al cliente nel settore del lavoro in cui sono specializzati. In generale, il receptionist d'ufficio ha una laurea in pubblicità e pubbliche relazioni, amministrazione, turismo, ecc.
Tuttavia, avere un'istruzione superiore non è un requisito obbligatorio, in quanto esistono diversi cicli di formazione per classi medie e superiori e corsi specifici, che ti prepareranno a lavorare in questo settore.
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Devi essere gentile.
Devi avere qualità per rivolgerti al pubblico , senza paura del palcoscenico.
Buon senso lavorare in squadra con gli altri membri dell'ufficio, poiché sarà il contatto tra dipendenti e visitatori.
Deve avere la capacità di soddisfare le esigenze e risolvere i problemi.
Elevate doti comunicative per il dialogo con il pubblico o per telefono.
Organizzazione per la registrazione dei dati e la gestione dell'agenda.
Conoscenze amministrative e contabili.
Aspetto presentabile.
competenze digitali.
Consegnare le valigie agli ospiti, se applicabile.
Capacità di scrittura e trascrizione
Mantenere l'ordine nella sezione reception.
Offri tutto l'aiuto possibile al visitatore.
Prepara le fatture.
Fornire ai visitatori informazioni accurate.
Prenota sale per riunioni.
Capacità di gestire il protocollo della televisione a circuito chiuso.
Le funzioni e le competenze di un receptionist d'ufficio sono combinate per preparare il profilo appropriato per la persona che sarà responsabile di responsabilità così importanti a seconda del tipo di azienda. Rispettando pienamente le attività, garantirete la crescita dell'azienda, favorendo il raggiungimento dei suoi obiettivi.
Una volta ricevuti e salutati i visitatori, devi indagare sulle richieste che quella persona ha, per fornire tutto il supporto di cui hai bisogno; Una volta che inizi a incanalare le risposte che devi dare, devi assicurarti che il mandato sia un'esperienza soddisfacente. Devi prendere nota del visitatore.
Devi rispondere alle chiamate che entrano nella linea telefonica, indirizzare il visitatore alla persona corretta e rispondere il prima possibile con informazioni complete e con cortesia.
L' addetto alla reception dell'ufficio deve esaminare, rispondere, notificare e inviare tempestivamente le richieste che pervengono alla posta aziendale dell'azienda.
È necessario garantire l'accesso delle persone alle strutture, monitorare attentamente il comportamento dei visitatori e segnalare attività irregolari.
Il receptionist deve avere capacità contabili e di calcolo per effettuare pagamenti o saldi, preparare viaggi, svolgere attività di base o più complesse a seconda del tipo di attività.
Devi svolgere le mansioni di fotocopiatura e stampa dei documenti , oltre che delle fatture. Assume il controllo e archivia le segnalazioni dell'area che gestisce.
Secondo una pianificazione e coordinamento con i gruppi di lavoro a cui fornisce supporto, deve contribuire a questo compito, notificare o notificare e coordinare il protocollo, affinché tale riunione o evento possa essere svolto.
La receptionist d'ufficio gestisce una grande quantità di informazioni, per questo è in grado di fornire supporto alla segreteria e agli altri reparti dell'azienda, oltre a prestare attenzione alla registrazione, al mantenimento o all'aggiornamento delle informazioni e della documentazione necessaria.
L'addetto alla reception deve curare la pulizia e le condizioni di ordine della reception, in modo che visitatori e clienti siano sempre a loro agio.
Secondo l'ultimo studio realizzato da Turijobs, il mestiere di receptionist è diventato il terzo settore professionale con più offerte di lavoro . Questo perché molte aziende grandi e piccole hanno bisogno dei servizi di questo professionista per fornire assistenza ai propri clienti e visitatori.
Pertanto, i compiti del receptionist d'ufficio possono variare a seconda del settore aziendale in cui opera, questi professionisti lavorano in aree in cui devono ricevere visitatori, fornire carte di accesso alle strutture, ecc. Pertanto, possono lavorare nel settore pubblico, in enti di beneficenza o nel settore privato in grandi aziende.
L'addetto alla reception dell'hotel è uno dei lavori più comuni per questi professionisti, in quanto è un'area in cui l'addetto alla reception può svolgere tutte le sue funzioni. In quest'area deve occuparsi di registrare gli ospiti, gestire le prenotazioni, emettere fatture e informare il cliente di tutti i servizi dell'hotel.
Il receptionist, invece, può lavorare anche in cliniche e centri medici, in questi ambiti deve occuparsi della gestione degli appuntamenti e del ricevimento dei pazienti. In questo ambito, l'addetto alla reception dell'ufficio deve mettere a disposizione tutte le proprie capacità e competenze nella gestione delle cartelle cliniche e dei referti riservati dei pazienti.
Se sei arrivato qui, conosci già le molteplici attività che un receptionist può svolgere. Tuttavia, va chiarito che i responsabili della segreteria possono svolgere altre funzioni aggiuntive, che sono richieste dall'azienda in cui lavorano.
Pertanto, determinare quanto guadagna un receptionist uomo o una receptionist donna è un compito complicato, poiché devono essere presi in considerazione diversi fattori che influenzano il loro stipendio, come l'esperienza lavorativa, la formazione, le mansioni da svolgere e la loro posizione geografica.
In Spagna il receptionist può ricevere uno stipendio base di € 1.039 euro al mese. Tuttavia, professionisti altamente qualificati con una vasta esperienza lavorativa possono guadagnare fino a € 3.515 al mese.
Molte aziende tendono ad offrire opportunità di crescita lavorativa a quei professionisti che eccellono nel loro lavoro come receptionist d'ufficio , rendendola una professione che offre opportunità di crescita lavorativa.
Se sono queste le informazioni che stavi cercando per portare avanti i tuoi progetti di vita imprenditoriale, ti può essere utile sapere che Euroinnova Business School ti supporta nella formazione costante attraverso il corso per receptionist .
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