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L'organigramma di un hotel riflette la struttura organizzativa e amministrativa di un'impresa alberghiera. Rappresentato graficamente, permette di conoscere non solo i dipartimenti in cui è suddivisa l'azienda, ma anche le funzioni e i nomi dei responsabili di ciascuno di essi. In definitiva, è uno strumento che facilita una comunicazione e un coordinamento fluido tra tutti i dipartimenti. Un aspetto importante è che mostra chiaramente le responsabilità di ogni area. L'obiettivo del lavoro di tutti i dipartimenti dell'hotel è gestire in modo efficiente l'esperienza del cliente.
La direzione generale è responsabile di tutte le attività operative dell'hotel, sia esso un hotel di medie dimensioni o appartenente a una catena alberghiera. È la figura principale all'interno dell'organizzazione generale dell'hotel, poiché prende decisioni strategiche legate agli obiettivi a medio e lungo termine. Inoltre, a causa della sua responsabilità, supervisiona le funzioni di tutti i dipendenti, monitorando le attività dei vari dipartimenti. In molti casi, il direttore funge anche da mediatore tra i proprietari e l'amministrazione generale dell'hotel.
I servizi di reception sono organizzati internamente per gestire i primi contatti con gli ospiti. Si occupano delle prenotazioni – sia di persona, telefoniche o virtuali – e del corretto svolgimento del check-in e check-out. Inoltre, forniscono assistenza e risolvono eventuali dubbi relativi ai servizi offerti dall'hotel. Il capo reception guida il team e garantisce il rispetto degli standard di accoglienza stabiliti dall'hotel.
Questo dipartimento si occupa del servizio quotidiano delle camere, che va oltre la semplice pulizia. Il suo compito è garantire che gli ospiti abbiano un soggiorno piacevole. A tal fine, gestisce richieste speciali riguardanti l'arredamento, la biancheria da letto e gli elettrodomestici. Inoltre, coordina con altri dipartimenti per fornire servizi come la colazione in camera o acquisti extra durante il soggiorno.
Il servizio di ristorazione è un elemento fondamentale nell’esperienza offerta dall’hotel. Oltre alle colazioni, questo dipartimento gestisce il ristorante interno o convenzionato, i bar, le sale per eventi e il servizio in camera. Si occupa della creazione dei menù, della pianificazione degli eventi e dell’organizzazione di celebrazioni che includono pasti speciali o servizi di bartender.
Il team di marketing – composto da specialisti in social media, SEO, SEM e blog aziendali – è responsabile del posizionamento dell'hotel sul mercato. Per distinguersi dalla concorrenza, propone strategie promozionali, gestisce la presenza online e coordina con le agenzie di viaggio. Inoltre, si occupa delle campagne pubblicitarie e della creazione di materiali promozionali.
Il dipartimento amministrativo gestisce la salute finanziaria dell'hotel. È responsabile della contabilità, dei budget, dei pagamenti ai fornitori e degli stipendi dei dipendenti. Inoltre, collabora con il dipartimento delle risorse umane per le procedure di assunzione, formazione e remunerazione del personale. I professionisti di questo dipartimento redigono anche report finanziari e pianificano strategie per mantenere l’equilibrio tra attivi e passivi.
Questo dipartimento è incaricato di mantenere pulite e funzionali tutte le aree dell'hotel, come corridoi, spazi comuni, auditorium e camere. A volte, il personale è assunto direttamente dall’hotel, mentre in altri casi si ricorre a società esterne (outsourcing). Comprende addetti alle pulizie, tecnici specializzati in manutenzione (idraulici, pittori, restauratori, tecnici elettronici) e personale di sicurezza, che implementa protocolli di sorveglianza mediante telecamere o vigilanza diretta.
Questo dipartimento si occupa della selezione, assunzione, formazione e fidelizzazione del personale. Non è sempre presente negli hotel più piccoli, ma è essenziale in quelli di grandi dimensioni. Il team include specialisti nella formazione, nel monitoraggio delle prestazioni e nel benessere dei lavoratori. Collabora con il dipartimento amministrativo e con tutti i dipartimenti per soddisfare le esigenze di personale.
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