competenze di assistente amministrativo

Conoscere le competenze di un assistente amministrativo

In ufficio è necessario avere uno staff che si dedichi alle attività amministrative come fare fotocopie, rispondere a un telefono, servire un cliente e guidarlo a destinazione all'interno dell'azienda. Tuttavia, nonostante sembrino mansioni minime e piccole, in realtà fanno parte di un ingranaggio che permette la fluidità dell'azienda a tutti i livelli, di questo è responsabile il personale amministrativo. Diamo un'occhiata alle capacità di un assistente amministrativo o di un assistente contabile.

L'assistente amministrativo è il professionista la cui principale responsabilità è il corretto funzionamento delle attività degli uffici di una società. Tra le grandi attitudini di un assistente amministrativo , questo può avere la posizione di contabile amministrativo aiutando nella contabilità dell'azienda, anche nella sua assunzione, possono essere richieste conoscenze riguardo ai compiti del dipartimento risorse umane , come la ricerca di talento umano.

Cosa sono le abilità?

Prima di entrare nelle competenze di un assistente amministrativo , ci sembra importante spiegare quali sono le competenze. Il dizionario di Oxford ci dà le seguenti definizioni: "Capacità di una persona o cosa di svolgere adeguatamente una certa attività, funzione o servizio" sia innata che acquisita. Queste capacità rientrano in quelle che sono le soft skills, che si riferiscono alle caratteristiche che una persona possiede intrinsecamente, e possono essere modificabili nel tempo.

In breve, le competenze sono le capacità o competenze trasversali che una persona ha per affrontare una situazione, ad esempio : una persona che lavora nel servizio clienti deve avere capacità di empatia, comunicazione efficace e gestione delle proprie emozioni.

Competenze necessarie per svolgere i propri compiti

Pertanto, affinché il candidato o il richiedente per questo lavoro sia in grado di adempiere alle proprie responsabilità e al profilo della posizione, è importante che abbia sviluppato una serie di competenze trasversali, che lo aiuteranno ad avere una buona prestazione lavorativa. Le competenze dell'assistente amministrativo includono:

Ascoltare attivamente le istruzioni impartite dai superiori

Il compito di un assistente è, fondamentalmente, quello di aiutare il suo superiore, per questo motivo è fondamentale che aspetti come essere attento e attento ai dettagli si trovino all'interno delle competenze di un assistente amministrativo .

Comprensione della lettura

Comprensione, capacità analitiche e altre capacità amministrative verbali sono essenziali. Ricorda che un amministratore legge sempre documenti che deve comprendere e analizzare per compiere la sua missione con lui.

Gestione umana e del tempo per svolgere compiti

Questa posizione di solito ha molte attività da svolgere, quindi si cerca una persona con capacità di gestione del tempo e che sappia dare priorità ai propri compiti.

Comunicazione efficace con colleghi e clienti

Sebbene non sia il leader, un assistente deve avere la capacità di spiegare se stesso sia al suo capo che ai suoi colleghi. Questo eviterà sicuramente problemi.

Scrivi costantemente rapporti e promemoria richiesti

Prima di dare lavoro a potenziali clienti, vengono eseguiti test psicotecnici o test psicotecnici, che consentono di conoscere determinate capacità della persona. Tra questi la scrittura corretta e coerente per svolgere l'incarico in modo adeguato.

Pensiero critico

Sebbene la leadership non si distingua tra le competenze di un assistente amministrativo , è necessario il pensiero critico per sapere come prendere decisioni correttamente.

Capacità di scrivere in inglese

La verità non è un punto essenziale, ma i prospect che sanno parlare e scrivere una seconda lingua, come l'inglese, sono sicuramente apprezzati.

Capacità di risoluzione dei conflitti

In caso di problema e il responsabile non è presente, l' assistente amministrativo deve farsi carico di risolverlo per continuare le normali attività dell'azienda.

Capacità di classificare, ordinare e sistematizzare un file

Una delle competenze che deve avere questo professionista è saper classificare e archiviare i documenti aziendali. La classificazione dipenderà dal sistema utilizzato dall'azienda.

Relazioni

In alcuni casi, l'assistente amministrativo o il contabile deve lavorare con altre persone. Ecco perché saper creare relazioni interpersonali è una delle competenze di questo professionista. Infatti, ti permette di creare legami di lavoro con i tuoi colleghi.

Competenze lavorative di un assistente amministrativo

Abilità di battitura

Lavora con macchine da scrivere o computer, in modo che i documenti richiesti vengano scritti rapidamente.

talento per i numeri

Sebbene la contabilità non sia la sua area specifica, è necessario che all'interno delle competenze e delle attitudini di un assistente amministrativo siano immerse la matematica, il calcolo e altre abilità numeriche.

Coordinamento del personale, servizi

Essendo il braccio destro dell'amministratore o del contabile, una delle competenze di un assistente amministrativo deve essere quella di saper coordinare il personale e i diversi servizi di cui deve essere a conoscenza.

Revisione del documento

Non si tratta solo di creare documenti e archiviarli. Una delle abilità più importanti è essere dettagliati e rivedere i documenti, riuscendo a vedere cosa contengono e se le informazioni sono corrette.

Senza dubbio, queste abilità e competenze sono una parte essenziale delle capacità di un assistente amministrativo per il corretto svolgimento dei propri doveri e responsabilità associati alla sua posizione . Allo stesso modo, è importante che il candidato li abbia nel proprio curriculum vitae in modo che il personale addetto alla selezione del personale possa verificare che soddisfino i requisiti della posizione lavorativa.

Quali sono le mansioni che coinvolgono le competenze di un assistente amministrativo?

Le responsabilità di un assistente amministrativo sono varie e rispondono a molteplici esigenze nell'ambiente di lavoro, tra queste possiamo includere:

• Tra le responsabilità e le competenze più note di un assistente amministrativo c'è quella di rispondere alle telefonate, prendere i dati dei clienti, organizzare riunioni, fornire informazioni.
• Assistere i visitatori e guidarli a destinazione all'interno dell'azienda.
• Ricevere documenti e verificare che siano conformi alle specifiche richieste per l'accettazione, tramite una firma o un sigillo.
• La custodia degli atti, cioè l'archiviazione, la ricezione, l'elaborazione degli atti è una delle sue funzioni fondamentali.
• Eseguire calcoli di base, è fondamentale che il professionista sappia utilizzare il programma Excel e conoscenze nell'area contabile per gestire le fatture, il costo degli ordini dei clienti, ecc. Non senza lasciare da parte le conoscenze nella Pubblica Amministrazione .
• Comunicare lo stato del lavoro svolto al reparto di appartenenza.
• Raccogli, in modo organizzato, in agenda tutti gli incontri, gli appuntamenti importanti, le chiamate da fare.
• Essere aggiornati con l'elaborazione di file amministrativi, ad esempio file contabili.
• Naturalmente, se hai intenzione di studiare una carriera correlata, devono conoscere le competenze di un assistente amministrativo e conoscere i processi sviluppati dalle aziende pubbliche con cui il dipartimento ha rapporti.
• Sapere come utilizzare le risorse dell'ufficio , ad esempio fotocopiatrici, stampanti, programma Microsoft Office, ad esempio Excel, scanner, ecc.

Formazione correlata

Infine, come possiamo vedere, l'adempimento di queste responsabilità richiede che il richiedente abbia sviluppato le competenze di un assistente amministrativo . Nel caso in cui ne fosse sprovvista, Euroinnova Business School dispone di corsi online specializzati nella formazione di Tecnici Assistenti Amministrativi, nei quali lo studente potrà acquisire le competenze richieste nel profilo lavorativo.

Un'altra opzione è quella dell'assistente amministrativo del commercio, un'ottima proposta per familiarizzare con i processi amministrativi nell'ambiente commerciale.

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