apparire cosìscritto e concentrare una serie di elementi amministrativi sulle regole, funzioni, procedure e canali di comunicazione tra i membri della società, con l'intento di unificare i criteri di performance per raggiungere gli obiettivi prefissati. Inoltre, includono sempre norme legali, regolamentari e amministrative per le diverse procedure e Istruzioni di uno compagnia .
Cosa rappresentano i manuali amministrativi?
Joaquín Rodríguez Valencia , teorico amministrativo e altri autori, sottolineano che quando si parla di cosa sono i manuali amministrativi , si dovrebbe tenere conto del fatto che hanno le seguenti caratteristiche:- Sii una guida pratica.
- Rappresentano l'efficienza di un'azienda nelle diverse aree dell'amministrazione.
- È uno strumento di supporto all'organizzazione e alla comunicazione.
- Contiene informazioni ordinate e sistematiche in base all'unità amministrativa .
- Appaiono gli obiettivi, gli standard, le politiche e le procedure dell'azienda.
8 Vantaggi dei manuali amministrativi
I manuali organizzativi e le loro procedure amministrative tendono a uniformare i criteri e le conoscenze nelle diverse aree dell'organizzazione , in conformità con la sua missione, visione e obiettivi. Determinare quindi quali sono i manuali amministrativi , quei documenti dinamici con revisioni periodiche, per adeguarsi e adeguarsi alle mutevoli esigenze dell'azienda; Pertanto, senza revisione e analisi, diventa obsoleto e, lungi dall'essere uno strumento utile, può essere una barriera che ostacola lo sviluppo dell'organizzazione.
Tra gli obiettivi e i vantaggi di ciò che sono i manuali amministrativi , spiccano i seguenti:
- Stabilisce sempre le politiche e stabilisce i sistemi amministrativi che governano l'organizzazione.
- Facilita la comprensione delle politiche, degli obiettivi, delle strutture e delle funzioni di ciascuna area dell'organizzazione.
- Delimita le funzioni e le responsabilità di ciascuna area amministrativa.
- Assicura e facilita le informazioni necessarie per svolgere i compiti affidati, ottenendo uniformità nelle procedure di lavoro.
- Consente il risparmio di tempo e sforzi dei funzionari, evitando così inutili controlli e supervisione.
- Evitare lo spreco di risorse umane e materiali.
- Ridurre i costi.
Metodologia per l'elaborazione dei manuali amministrativi
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Al fine di determinare quali siano i manuali amministrativi che rifletteranno gli obiettivi e le attività, è necessario seguire alcune linee guida per l'elaborazione degli stessi, che possono essere integrate come segue:
- Raccolta di informazioni
Questa fase dipenderà dalle condizioni specifiche del manuale che si vuole sviluppare, quindi è necessario tenere presente l'obiettivo generale e gli obiettivi specifici del Manuale, definire a chi sarà rivolto, i termini che verranno utilizzati al suo interno e tutti quegli aspetti tecnici che si adattano alle caratteristiche peculiari del documento.
- Interpretazione e progettazione delle informazioni
Non è altro che plasmare le informazioni raccolte secondo le linee guida tecniche e i criteri del personale addetto alla loro redazione. La sua importanza e il contributo alla progettazione del Manuale, probabilmente non sarà necessario includere molte delle informazioni nel documento perché si ritiene che non aggiunga alcun valore per gli utenti diretti.
- Preparazione del manuale
L'elaborazione del Manuale è la fase più semplice ma più laboriosa della metodologia, il suo scopo è la realizzazione del documento finale secondo linee guida chiare ed omogenee. L'uso di termini tecnici esagerati dovrebbe essere evitato a meno che non si tratti di un manuale specifico per un compito tecnico. Le conclusioni e le raccomandazioni che facilitano l'interpretazione del suo contenuto dovrebbero essere incluse qui.
- Approvazione e aggiornamento del manuale
La fase di approvazione dei Manuali, indipendentemente dalla loro particolare finalità, è estremamente importante per il loro corretto utilizzo e per la promozione di tale cultura all'interno dell'organizzazione in genere. L'organo preposto all'approvazione dei Manuali può essere il Direttore Generale, il Responsabile della dipendenza, un apposito ufficio o comitato preposto.
Importanza dei manuali amministrativi nelle aziende
Sapendo che i manuali amministrativi sono uno strumento importante nell'organizzazione, poiché perseguono la massima efficienza ed efficacia nell'esecuzione del lavoro assegnato al personale per raggiungere gli obiettivi di qualsiasi azienda, nonché quella delle unità amministrative che la costituiscono. In sostanza, i manuali rappresentano un mezzo per comunicare le decisioni del management in materia di politiche, organizzazione e procedure. Nella gestione moderna, il volume e la frequenza di tali decisioni continuano ad aumentare.
Verificare che i manuali amministrativi siano i documenti che contengono dati raggruppati per creare sistemi informativi: organizzazione, procedure, aree funzionali, funzionamento, tra molti altri; cioè i manuali presentano una panoramica dell'organizzazione sociale, nonché le istruzioni per il corretto svolgimento delle attività o delle funzioni che devono essere svolte dai suoi membri. Il manuale può essere fatto conoscere anche al personale attraverso strumenti come Prezi, al fine di favorire l'uniformità di lavoro.
3 tipi di manuali amministrativi
Dopo aver saputo cosa sono i manuali amministrativi , troviamo che sono anche raggruppati in tre tipi, vale a dire:
manuale di organizzazione
Spiega tutti quegli aspetti di osservazione generale all'interno dell'azienda, rivolti a tutti i suoi dipendenti per dimostrare che sono i manuali amministrativi in termini di organizzazione a dare nel dettaglio la struttura dell'azienda. Contiene:
- Storia e descrizione dell'azienda.
- Missione, visione e obiettivi dell'azienda.
- Legislazione o base giuridica.
- Organigramma generale.
- Struttura di ciascuna delle aree componenti l'organizzazione in generale (Organigramma per area).
- Norme e politiche generali.
Manuale delle politiche e delle procedure
Descrive le attività lavorative quotidiane, con la descrizione delle procedure utilizzate all'interno dell'organizzazione e la loro sequenza logica. Va inoltre notato che sono i manuali amministrativi di regole e procedure che aiutano a facilitare la supervisione del lavoro uniformando le attività, evitando duplicazioni e passaggi inutili all'interno dei processi. Contiene:
- Identificazione della procedura.
- Nome.
- Zona delle prestazioni.
- Codifica.
- Obiettivi.
- Regole generali.
- Responsabile di ciascuna delle attività che lo compongono.
- Numero di fase o sottofase.
- Descrizione di ciascuna delle attività che la compongono.
Manuale di posizioni e funzioni
Sono le responsabilità e gli obblighi specifici delle diverse posizioni che compongono la struttura organizzativa , attraverso la descrizione delle funzioni lavorative ordinarie per ciascuna di esse. Copertine:
- Identificazione del lavoro.
- Nombre.
- Área de desempeño.
- Codificación.
- Descrizione generica (obiettivo).
- Elenco delle funzioni e delle attribuzioni inerenti alla carica.
- Quotidiano o frequente.
- settimanalmente.
- quindicinale.
- mensile.
- Trimestrale.
- semestre.
- annuali.
- Occasionale o eventuale.
- Requisiti dell'occupante della posizione (profilo).
- Livello accademico.
- competenze e abilità.
- Conoscenze tecniche e/o specifiche.
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