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Ebbene, tutti conosciamo diversi stili comunicativi e li utilizziamo a seconda del contesto in cui ci troviamo. Ma uno dei più importanti è quello della comunicazione formale.
In questo articolo potrai imparare tutto su cosa sia la comunicazione formale e scoprire gli ambiti in cui viene solitamente utilizzata e quali sono le sue caratteristiche principali. Continua a leggere su questo interessante argomento!
Intendiamo la comunicazione formale come un sistema di comunicazione basato su canali e sistemi designati ufficialmente, in un ambiente organizzativo.
All'interno di ciò che è comunicazione formale, è anche descritto come l'invio e la ricezione di documenti ufficiali, lettere, memorandum, relazioni, manuali di politica o procedura, tra gli altri. In un'organizzazione o azienda.
Questa forma di comunicazione interna è supportata da strutture e linee guida organizzative autorevoli, che aiutano a garantire che tutti nell'organizzazione la comprendano. Un esempio sono le informazioni riservate, che sono destinate esclusivamente al destinatario e devono essere comunicate in un ambiente di comunicazione formale.
Ma, questa forma di comunicazione formale ha i suoi svantaggi e uno dei principali è che, in caso di problemi che necessitano di una soluzione immediata, richiede troppa burocrazia, che si traduce in tempi di gestione e ritardi nel prendere decisioni e azioni.
A seconda della direzione che usiamo per trasmettere le informazioni, possiamo stabilire fino a quattro diversi tipi di cosa sia la comunicazione formale . Procediamo a esaminarli tutti in modo più dettagliato.
È una forma di trasmissione del messaggio di tipo verticale e diretto dal basso verso l'alto. Un esempio dei messaggi che possono essere inviati in questa modalità sarebbero le segnalazioni che sono state richieste, ma anche richieste per una questione specifica e persino reclami che vogliono chiarire.
Il caso opposto al precedente sarebbe quello della comunicazione organizzativa formale discendente. Anche in questo modello le informazioni vengono trasmesse verticalmente, ma questa volta dall'alto verso il basso. Cioè, sono i dirigenti e i dirigenti che trasmettono informazioni ai dipendenti sotto la loro responsabilità. Possono inviare, ad esempio, istruzioni sui compiti che devono svolgere e sul modo in cui devono farlo. Possono farlo oralmente o tramite comunicazione scritta , a seconda delle informazioni che desiderano inviare.
Non tutta la comunicazione formale nell'organizzazione è indirizzata a persone ad un altro livello gerarchico. Quando il messaggio viene inviato ad un altro lavoratore che occupa lo stesso grado, si parla di comunicazione formale orizzontale, poiché il flusso di informazioni è diretto lateralmente.
Questo modello è chiaramente osservato nelle riunioni dei diversi capi dipartimento, poiché in esse comunicano più persone di sezioni indipendenti, ma tutte nella stessa posizione di dirigenti o direttori.
C'è un tipo di comunicazione formale meno frequente ma che può anche verificarsi, ed è diagonale. Questa modalità si verificherebbe quando i due interlocutori appartengono a reparti diversi ma anche a livelli gerarchici diversi.
Può accadere che un responsabile di una specifica sezione dell'azienda debba trasmettere informazioni a dipendenti che non sono sotto la sua responsabilità, ma che si trovano in un livello inferiore nella struttura aziendale. Questo sarebbe un esempio di un caso di comunicazione aziendale formale diagonale.
La principale differenza tra comunicazione formale e informale è che la comunicazione formale è sempre supportata da canali di comunicazione predefiniti mentre non ci sono regole fisse per la comunicazione informale .
Oltre a questa distinzione, ve ne sono altre come i momenti in cui avviene l'una o l'altra comunicazione o l'agilità con cui si possono scambiare i messaggi e il loro feedback.
Entrambi i tipi di comunicazione sono essenziali per le aziende e i loro team e, pertanto, occorre prestare attenzione a mantenere condizioni ottimali affinché, in entrambi i casi, lo scambio di informazioni sia il più efficace possibile.
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