Doveri di un assistente personale

Funzioni di un assistente personale Di cosa ti occupi?

Molti capi e manager preferiscono avere una persona alla loro portata che si occupi di gestire la loro agenda con ordine e dedizione invece di farlo da soli. Attualmente è un'occupazione che è cresciuta molto tra artisti, celebrità e tutti i tipi di persone che richiedono semplicemente che qualcuno si occupi di gestire ciò che loro stessi non hanno il tempo di fare.

Se l'argomento richiama la tua attenzione o pensi di avere le competenze necessarie per svolgere le funzioni di assistente personale e aiutare manager e direttori a gestire con ordine il loro carico di lavoro e utilizzare al meglio il loro tempo, rimani con noi. In questa occasione ti diremo cosa devi sapere per valutare se hai ciò che è essenziale per essere un assistente, nonché il posto migliore dove puoi formarti con i migliori professionisti internazionali.

assistente personale vs. Assistente amministrativo

In che modo un assistente personale differirà da un assistente amministrativo? Forse ti sembreranno lavori molto simili, perché entrambi si occuperanno di assistere il manager o il direttore nella gestione del proprio tempo, mantenere l'ordine della documentazione, assistere le persone quando arrivano per una riunione in ufficio, rispondere al telefono chiamate, trasmissione di informazioni ai lavoratori ecc

In realtà, la grande differenza è che tra le funzioni di un assistente personale c'è quella di svolgere compiti quotidiani legati alla vita personale del manager o del direttore, come mantenere i contatti con la famiglia, prendere i loro messaggi o prendersi cura della persona attività. È da qui che deriva il termine " personale ", poiché sei coinvolto nella vita del tuo capo.

Tuttavia, i compiti di un assistente personale dovrebbero sicuramente includere la conoscenza che possiede un assistente amministrativo , poiché devono essere molto attenti e con qualità per aiutare le persone, poiché forniranno molto supporto amministrativo e personale durante il loro lavoro. avrà interazioni con diversi tipi di dipendenti all'interno dell'azienda e quindi richiederà grandi capacità interpersonali e facilità di comunicazione.

Doveri di un assistente personale

Un assistente personale è una persona che supporta il 100% delle attività della direzione e dell'azienda in generale, svolgendo compiti amministrativi e personali assegnati che, sebbene possano variare a seconda delle esigenze della persona che assume, includono attività di base come:

• Stabilire le priorità: questo è molto importante quando si gestisce il tempo di qualcun altro e farà parte delle attività quotidiane che un assistente personale svolgerà in ogni momento, quindi è necessario sapere come gestire un'agenda e un elenco di compiti per organizzare frequentemente il Carico di lavoro.
• Le funzioni di un assistente personale includono che devono avere la responsabilità della gestione degli archivi dell'ufficio e della manipolazione dei sistemi di gestione dell'area.
• In generale, l'assistente personale viaggia con il manager o il dirigente alle riunioni che può avere, quindi sarà incaricato di organizzare i viaggi, l'alloggio e la relativa documentazione per fornire la massima assistenza al suo superiore.
• Ricevi telefonate, prendi appunti sui messaggi e trasferisci chiamate urgenti o prioritarie.
• Gestisci e-mail, corrispondenza ricevuta e inviata in forma fisica, oltre a mantenerne un correlativo e un follow-up.
• Organizzare e partecipare a meeting ed eventi di ogni tipo.

Quali requisiti devo soddisfare per svolgere le funzioni di assistente personale?

È essenziale che nell'ambito delle funzioni di assistente personale siano soddisfatte determinate qualità e requisiti che consentano al lavoratore di adattarsi rapidamente alle condizioni di lavoro stabilite. Alcune abilità che dovresti possedere sono:

• Ottima comunicazione di persona e al telefono.
• Sii prudente e degno di fiducia.
• Abbi sempre tatto nel dire le cose e discrezione , dato che ti occuperai di informazioni riservate .
• Saper scrivere da lettere ad articoli e documenti legali.
• Avere un'eccellente capacità di comunicare per iscritto.
• Da organizzare.
• Sapere come lavorare sotto pressione.
• Avere iniziativa e proattività in ogni momento.
• Capacità di lavorare in modo indipendente ed essere in grado di prendere decisioni.

Evoluzione dell'assistente personale: l'assistente virtuale

Come ogni cosa al mondo, le cose evolvono, crescono e si rinnovano, portando con sé nuove opportunità di ogni tipo. Le professioni non fanno eccezione, poiché alcune di esse vengono aggiunte con nuove funzionalità, attività, luoghi di lavoro, ecc. In questo caso si tratta di un'evoluzione che, pur essendo presente nel mercato del lavoro da anni, non è nota a molti; e ci riferiamo alla figura dell'assistente virtuale .

Un assistente virtuale svolge sostanzialmente le stesse funzioni di un assistente personale , la differenza è che il primo svolge i suoi compiti da remoto, online. Questo significa che non è necessaria la tua presenza fisica in ufficio, ufficio o vicino al tuo datore di lavoro, ma puoi essere assunto anche quando ti trovi in un paese diverso dal tuo capo. In questo modo, non solo ti viene concessa una maggiore versatilità, ma anche il campo di lavoro viene notevolmente ampliato poiché non ci sono molte cose di cui hai bisogno per iniziare in questo mondo.

In teoria, ciò di cui avresti bisogno per iniziare a lavorare come assistente virtuale sarebbe:

• Connessione Internet stabile.
• Computer o laptop con accesso a Internet.
• Smartphone con accesso a Internet.

Oltre a questo, di solito sono richieste conoscenze di office automation , strumenti di gestione e la capacità di tenere agende e programmi, nonché di scrivere documentazione e rispondere alle telefonate. Tutto dipenderà dai requisiti del committente e dalle competenze che potrai mettere a disposizione. Un plus che avrai a favore è se maneggi una seconda lingua.

Inoltre, un grande vantaggio di chi svolge le funzioni di assistente personale in modo virtuale è la flessibilità degli orari. Da un lato, i capi di solito richiedono un numero specifico di ore e giorni alla settimana, ma se lo desideri, puoi impostare i limiti che più ti si addicono e ci sarà sempre qualcuno disposto ad adattarsi a te. In questo senso, i più comuni sono orari di un minimo di 4 ore al giorno, che ti permettono di avere abbastanza tempo per le tue attività personali o familiari.

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