funzioni dell'area amministrativa

Conoscere le funzioni dell'area amministrativa e finanziaria all'interno dell'azienda

In ogni azienda , azienda, impresa o commercio necessita di personale che aiuti a gestire e favorire il corretto funzionamento del lavoro in ufficio, per questo motivo vengono creati reparti preposti all'area amministrativa dell'azienda, che sono costituiti da amministratori personale ausiliario.

Questi professionisti sono incaricati di svolgere tutte le attività che hanno a che fare con le funzioni dell'area amministrativa , come fare copie, rispondere alle chiamate dei clienti, scrivere, archiviare e rivedere documenti, coordinare riunioni di lavoro, tra le altre funzioni.

Se lavorare all'interno dell'area amministrativa di un'azienda attira la tua attenzione, in questo articolo ti daremo una breve descrizione delle funzioni che svolge in modo che tu possa sapere cosa aspettarti di fare in una posizione amministrativa.

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Quali sono le funzioni dell'area amministrativa e finanziaria?

L'area amministrativa, composta da un dirigente o capo amministrativo e dagli assistenti amministrativi, ha come funzione principale quella di svolgere le attività amministrative di un ufficio.I candidati che appartengono a quest'area possono aspettarsi di occuparsi di:

• Attenzione telefonata.
• Assistere i visitatori e guidarli a destinazione all'interno dell'azienda.
• Ricezione dei documenti, l' assistente amministrativo deve ricevere i documenti che arrivano in azienda e verificare che soddisfino le specifiche per la loro accettazione, tramite una firma o un sigillo.
• La custodia degli atti, cioè l'archiviazione, la ricezione, l'elaborazione degli atti è una delle sue funzioni fondamentali.
• Eseguire calcoli di base, è fondamentale che il professionista sappia utilizzare il programma Excel e la conoscenza nell'area contabile per gestire l'area finanziaria dell'azienda : fatture, il costo degli ordini dei clienti, farsi carico del calcolo degli stipendi del personale, il detrazione fiscale.
• Comunicare lo stato del lavoro svolto al dipartimento di appartenenza, l' assistente amministrativo fa parte di un team all'interno del dipartimento di appartenenza, pertanto deve comunicare lo stato del lavoro svolto o da svolgere.
• Organizza l'agenda, ovvero devi raccogliere, in maniera organizzata, in agenda tutte le riunioni, gli appuntamenti importanti, le convocazioni da fare.
• Essere aggiornati con l'elaborazione di file amministrativi, ad esempio file contabili.
• Conoscere i processi svolti dalle pubbliche amministrazioni con cui il dipartimento ha rapporti, ad esempio, se si tratta di una società commerciale, è necessario essere a conoscenza di come eseguire le procedure nel registro di commercio.
• Sapere come utilizzare le risorse dell'ufficio, ad esempio fotocopiatrici, stampanti, programma Microsoft Office, scanner, ecc.

Qual è la struttura organizzativa dell'area amministrativa?

Affinché le funzioni dell'area amministrativa siano espletate in modo efficiente, questo dipartimento deve disporre di una struttura organizzativa che consenta di suddividere il lavoro in diverse mansioni e di realizzare un efficace coordinamento di queste per il raggiungimento degli obiettivi prefissati dall'azienda .

Allo stesso modo, è importante evidenziare che la struttura può variare in termini di numero di personale assunto a seconda delle dimensioni dell'azienda. Ad esempio, in un'azienda di medie dimensioni, la struttura organizzativa può essere costituita da:

• Direttore generale.
• Capo amministrativo.
• Supervisore.
• Assistente amministrativo o assistente .

Cos'è un assistente amministrativo?

L' assistente amministrativo o l' assistente è un professionista nell'area amministrativa di una società o organizzazione che è incaricato di garantire il corretto funzionamento di un ufficio svolgendo compiti amministrativi e attività generali dell'ufficio o del dipartimento delle risorse umane , oltre a redigere i relativi rapporti durante la loro routine amministrativa .

Pertanto, se vuoi candidarti per la posizione di assistente amministrativo in un'azienda rinomata, il candidato deve avere un'esperienza professionale di almeno 1 anno nel suo curriculum vitae . Oltre a questo, il candidato deve soddisfare le capacità lavorative e le competenze richieste nel profilo di assistente amministrativo, che puoi ottenere frequentando il corso di assistente amministrativo presso Euroinnova Business School .

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