funzioni di assistente personale

Le funzioni dell'assistente personale

Ogni posizione apicale in un'azienda richiede che qualcuno di affidabile lavori al suo fianco, e non ci riferiamo a un vicedirettore o vicedirettore per il processo decisionale o l'implementazione del progetto, ma piuttosto un assistente a supporto delle loro attività . A volte questo personale va oltre i compiti all'interno della loro area, quindi chiediamo informazioni sull'Assistente personale con funzionalità extra .

L'assistente personale e le sue funzioni

La posizione diassistente personale può anche essere chiamata assistente amministrativo , assistente esecutivo , assistente amministrativo , assistente amministrativo e precedentemente segretario , sebbene le loro funzioni non siano certamente le stesse, sono legate a quelle dell'ufficio, focalizzate su attività direttamente amministrative .

Tra questi abbiamo le seguenti funzioni:

• Rispondi alle telefonate.
• Organizza l' agenda del tuo capo diretto.
• Controlla la corrispondenza.
• Gestione di strumenti tecnologici come fotocopiatrici, computer, tra gli altri.
• Preparazione di report e documenti.
• Tutela della documentazione riservata .
• Classificazione dei file fisici.
• Coordinamento di altri reparti.
• Organizzare e regolare le riunioni.

A ciò si può aggiungere qualsiasi altra attività interna del reparto di appartenenza, oltre a mantenere sempre un atteggiamento sicuro, responsabile, piacevole e collaborativo nell'ambiente di lavoro .

Con i progressi della tecnologia , sono emerse attività per assistenti virtuali di tipo robotico come l'assistente personale di Google , ma anche se le sue funzioni sono pienamente soddisfatte, la presenza fisica di un assistente non può essere sostituita, soprattutto se si dispone di un assistente personale con ulteriori funzioni che è multifunzionale.

Cosa fa l' assistente personale con le funzionalità aggiuntive?

È naturale che in alcune posizioni i lavoratori riescano ad immedesimarsi così tanto nelle proprie funzioni e ad adempierle con tale disponibilità, da arrivare a ricoprire mansioni al di là di quelle previste dal profilo di posizione.

Questo di solito accade comunemente, e in alcune occasioni il capo può richiedere attività non conformi alle sue mansioni, così come lavoro eccessivo, aumento dell'orario o compiti aggiuntivi che non corrispondono a quelli amministrativi.

In questo senso, può ben essere per consenso e disposizione dell'assistente personale con funzioni aggiuntive che egli adempie, o per indicazioni del suo capo che le richiede.

Premesso che la posizione si presta a creare una stretta amicizia tra l'assistente e il suo capo, l' assistente personale con funzioni aggiuntive può svolgere le seguenti attività:

• Trasferimento dei figli del capo a scuola , attività sportive o culturali.
• Partecipa alle riunioni su questioni personali del tuo capo, come una chiamata scolastica .
• Effettua prenotazioni nei luoghi per le celebrazioni personali del tuo capo.
• Acquista regali o qualsiasi altro oggetto per date speciali.
• Manipolazione dei tuoi conti bancari in una situazione di estrema fiducia.
• Manutenzione e riparazione del veicolo del tuo superiore.
• Pulizia e pulizia dell'ufficio per salvaguardare informazioni importanti.
• Ascolta e occupati delle situazioni in cui il tuo capo ha bisogno di esprimere emozioni , come la morte di una persona cara.
• Trovi l'abito all'ultimo minuto in tintoria.
• Ordina cibo in ufficio nel caso in cui una riunione venga prolungata.
• Supervisionare l'osservanza del trattamento medico, se indicato.

Queste attività possono definire l' assistente personale con funzioni aggiuntive , come un lavoratore integrale, completo e funzionale , capace di risolvere problemi e prendere decisioni rispettandone i limiti.

Misure cautelari per Personal Assistant con funzioni aggiuntive

È importante notare che quando ci riferiamo all'assistente personale con funzioni aggiuntive, usiamo questo nome per indicare la risorsa umana che svolge queste attività, ma non è una posizione definita o una professione, abbiamo semplicemente avuto l'iniziativa di crea un post che ci dia di conoscere questi tipi di funzioni aggiuntive che di solito assumono molti assistenti personali.

In tal caso, se stai andando oltre i tuoi doveri di assistente personale o stai cercando un modo per distinguerti come dipendente esemplare , conosci già le attività che può svolgere un assistente personale con funzioni aggiuntive . Attenzione però, dovete stare molto attenti se decidete di assumere questo ruolo, perché si possono innescare una serie di problemi che metteranno a rischio la vostra posizione e la vostra reputazione.

Tra le conseguenze che possono verificarsi, abbiamo le seguenti:

Questioni legali

Se, in qualità di assistente personale del tuo capo, ti sei assunto responsabilità come ad esempio rappresentare i tuoi figli a riunioni ed eventi, è estremamente importante che tu presti molta attenzione alle decisioni che prendi, che tu tenga d'occhio i bambini, che eviti gli incidenti, controlli le loro azioni e molte altre cose. Situazioni come rapimenti o perdita di figli, potrebbero essere motivi per subire un reclamo legale che può mettere a rischio la tua libertà.

problemi coniugali

Se sei in una relazione coniugale o coniugale, devi gestire questa situazione con molta attenzione, perché il tuo partner può interpretare male tante occupazioni e disposizioni che non sono di competenza della tua posizione. E questo, non solo da parte dell'assistente, ma può avvenire anche da parte del capo davanti alla sua famiglia.

problemi del lavoro

L'invidia è un argomento che da sempre si intromette nel gruppo dei lavoratori di un'azienda, e se le tue responsabilità sono tali da farti diventare il braccio destro del tuo capo, allora sicuramente molti parleranno di te e metteranno a rischio la tua reputazione. . Cerca di stare fuori dai pettegolezzi e non commentare più del necessario, così ti assicurerai un lavoro per molto tempo.

Problemi di informazioni riservate

Sicuramente gestisci informazioni di ogni tipo nell'ufficio del tuo capo, conti bancari, bilanci, codici di accesso ai sistemi di sicurezza, accordi commerciali e smetti di contare; così come l'accesso a file e documenti di informazioni molto riservate. In questo senso, la tua posizione dovrebbe essere sempre tranquilla, discreta e soprattutto molto riservata, così eviterai futuri disagi e grossi problemi legali.

questioni salariali

Questo è un caso molto particolare, perché generalmente gli stipendi e gli stipendi assegnati a una posizione sono controllati direttamente dalla direzione delle risorse umane dell'azienda, in questo senso è necessario che il tuo lavoro e il tuo tempo siano valorizzati non solo moralmente, ma anche economicamente.

L' assistente personale con funzioni aggiuntive deve richiedere una migliore remunerazione al proprio diretto superiore per tutte quelle funzioni aggiuntive che svolge, sia dirette che indirette all'azienda.

Se tieni conto di queste specifiche, e sai gestire molto bene la situazione, diventerai sicuramente l'impiegato del mese in azienda e il tuo capo ti terrà al suo fianco per tutta la durata della sua gestione amministrativa. Inoltre, in alcuni casi si può verificare la situazione in cui sono stati destituiti dall'incarico ad altri reparti e hanno richiesto l'assegnazione del proprio personale di fiducia, come ad esempio quell'assistente personale con funzioni aggiuntive che è diventato più di un dipendente.

Formazione relativa all'assistente personale

Se vuoi diventare un assistente personale efficiente e altamente produttivo, puoi ricevere una formazione aggiuntiva nell'area amministrativa per completare il tuo sviluppo generale. In questo caso, la Online Business School mette alla tua portata il corso di Integrazione Sociale , dove ti daranno gli strumenti migliori per diventare un professionista di eccellenza.

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