livelli di office automation

Cos'è l'automazione d'ufficio e quali sono i suoi livelli?

Spesso il termine office automation può essere confuso come se fosse sinonimo di informatica. Sebbene entrambe le parole siano strettamente correlate, l'automazione dell'ufficio comprende una serie di strumenti specifici del famoso pacchetto Office. Questi programmi vengono forniti per impostazione predefinita su molti computer e sono i primi con cui un utente inesperto acquisisce familiarità. Pertanto, sono facili da imparare e molto utili per svolgere un numero significativo di attività quotidiane.

Nello specifico, gli strumenti per ufficio più diffusi sono Microsoft Word, Excel, Access, Publisher e PowerPoint. Possiamo anche considerare Microsoft Outlook Office, gestore di posta elettronica. Sebbene fin dall'inizio siano sempre state installate nella memoria di ogni computer, le ultime tendenze informatiche hanno portato tutte queste funzionalità a versioni parallele ospitate nel cloud.

Man mano che la tecnologia avanza e le nuove generazioni si fanno strada nella società, l'automazione d'ufficio sta assumendo un ruolo predominante e indispensabile nell'organizzazione e nella gestione dei documenti in tutte le aziende private e pubbliche.

Quali sono i livelli di office automation?

Capiamo per livello il grado di padronanza di un utente sugli strumenti del suddetto pacchetto Office. La maggior parte delle persone che usano frequentemente un computer ha un livello base di automazione dell'ufficio, ma non molte persone possono affermare in modo definitivo di avere un livello avanzato di questi strumenti. Il software per ufficio contiene più funzionalità e potenzialità di quanto l'utente medio realizzi.

Possiamo quindi definire tre livelli generali di office automation:

Livello base dell'ufficio

• Essere in grado di salvare, visualizzare in anteprima, modificare ed eliminare i file dal pacchetto Office.
• Scrivere testi e strutturarli in paragrafi.
• Applicare un formato di base al testo.
• Inserisci immagini.
• Stampa documenti.
• Creare e organizzare le informazioni in tabelle.
• Realizza presentazioni con immagini e testi.
• Crea cartelle di lavoro e fogli di calcolo.
• Inserisci i valori nelle celle.
• Formatta una tabella in Excel.
• Eseguire funzioni di base come addizione, sottrazione, moltiplicazione e divisione.

Livello intermedio di office automation

• Genera elenchi con diversi tipi di numerazione e punti elenco.
• Inserisci oggetti e forme con SmartArt.
• Inserisci collegamenti ipertestuali.
• Lavora in modo collaborativo con feedback.
• Applica allineamenti, numerazione delle pagine e rientri.
• Crea presentazioni con transizioni e stili fluidi.
• Usa le funzioni SE.
• Usa le funzioni di formattazione condizionale.
• Produci e gestisci grafici, modificandoli secondo il formato appropriato.
• Filtra i contenuti.

Livello avanzato di automazione dell'ufficio

• Formatta intere pagine: interruzioni di pagina, piè di pagina, intestazioni, riferimenti, ecc.
• Essere in grado di creare sommari e indici intelligenti.
• Inserisci segnalibri, riferimenti incrociati e note a piè di pagina con il formato bibliografico appropriato.
• Integra le funzionalità di diversi strumenti di office automation in un unico formato.
• Eseguire funzioni nidificate e con più comandi.
• Usa le funzioni CERCA.
• Usa le macro.
• Crea tabelle e grafici pivot.

Questa è una classificazione generale dei livelli di automazione dell'ufficio. Lo strumento più complicato da gestire è Excel, quindi è necessario più tempo per padroneggiarne tutte le funzionalità. Un livello esperto di Excel va oltre in quanto comporta una conoscenza avanzata della programmazione VBA. Non è un requisito per molti lavori, poiché la pianificazione comprende molto più che semplici questioni organizzative. In ogni caso, non molte persone raggiungono o necessitano di un livello avanzato di office automation.

Perché è importante conoscere il mio livello di office automation?

Conoscere il proprio livello di office automation è fondamentale per valutare le nostre competenze. Potresti aver utilizzato Excel per un paio di settimane e pensi di essere un asso con il programma, ma non sei a conoscenza di tutte le funzionalità che offre. Lo stesso può accadere con altri strumenti per l'ufficio come PowerPoint.

Inoltre, devi anche sapere come esprimere le tue capacità nel tuo CV. Se vuoi creare un CV amministrativo, è estremamente importante poter registrare il tuo livello di office automation e fino a che punto puoi svolgere attività utilizzando le funzionalità di ogni strumento di office automation.

Perché migliorare il mio livello di office automation?

Come abbiamo detto, l'automazione dell'ufficio è diventata una base per molti lavori. Non solo in ambito amministrativo e burocratico, ma può essere implementato in organizzazioni di ogni tipo di lavoro. Dopotutto, la registrazione delle spese, l'invio e la ricezione di e-mail e la stampa di documenti sono normali attività quotidiane nelle aziende di ogni ceto sociale.

Migliorare il proprio livello di office automation presuppone una maggiore capacità di organizzare le informazioni in formato digitale e, quindi, valorizzare il proprio profilo lavorativo. Se lavori già, ti permetterà di acquisire ulteriore valore nella tua azienda e di essere promotore della digitalizzazione dei documenti al suo interno. Se stai cercando un lavoro, un livello intermedio o avanzato di office automation mostrerà le tue capacità organizzative e creative.

Oggi avere un certo livello di office automation non è un vantaggio, anzi è una base che tutte le aziende si aspettano da te. Ecco perché imparare e migliorare il tuo livello di automazione dell'ufficio può aprire le porte a nuove aziende e posti di lavoro.

A sua volta, l'automazione dell'ufficio non è solo utile negli ambienti di lavoro, ma può semplificarti la vita, gestire le tue finanze, comunicare con gli altri e altri aspetti a livello personale. Ecco perché gli strumenti per ufficio sono anche software per il divertimento personale che molte persone implementano nella loro vita quotidiana.

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