mansioni di assistente amministrativo

Assistente Amministrativo Di cosa ti occupi in un'azienda?

Le funzioni di un assistente amministrativo sono molte e questa posizione amministrativa ha molto in comune con l'assistente amministrativo e l' assistente contabile , svolgono anche gli stessi compiti, solo una delle loro principali differenze è che l'assistente amministrativo è il loro diretto superiore e è davanti a colui che deve rispondere.

Le funzioni dell'assistente amministrativo sono molteplici, principalmente si occupa di svolgere il buon funzionamento dell'ufficio o delle aziende insieme all'assistente amministrativo , entrambi svolgono compiti amministrativi come la redazione di documenti, la pianificazione, la gestione delle pratiche, il coordinamento delle attività, rivedere la contabilità e redigere rapporti.

Se l'azienda è piccola, allora molte volte l' assistente amministrativo si occuperà anche della parte delle risorse umane .

Cosa serve per essere un assistente amministrativo?

Per essere assegnati compiti di assistente amministrativo dovrai avere competenze informatiche, capacità di servizio clienti, marketing, protocollo, documentazione, essere un ottimo contabile ed essere eccellente con le relazioni umane se ti aspetti di assumere una posizione più alta e passare a un manager assistente amministrativo o addirittura puntare più in alto come assistente esecutivo.

Per questa posizione , di solito si cerca che la persona abbia completato gli studi di scuola superiore, tuttavia, ultimamente più datori di lavoro cercano per questa posizione persone che hanno completato la laurea in economia aziendale o qualche studio relativo all'amministrazione in modo che possano sapere come svolgere queste attività e non dover formare il dipendente.

Funzioni di assistente amministrativo e attività quotidiane

Queste sono alcune delle funzioni di un assistente amministrativo che dovrai svolgere quotidianamente:

• Gestione delle chiamate: rispondere alle chiamate fa parte delle loro funzioni, così come rispondere a e-mail, fax e corrispondenza.
• Ricevi clienti e visitatori, oltre a guidarli verso il luogo specifico in cui si stanno dirigendo.
• Archivia, scrivi e organizza la documentazione dell'azienda che può essere fisica o digitale
• Mantieni una buona comunicazione con i clienti: mantieni i contatti con loro e segui i progetti presentando relazioni periodiche sui progressi nelle varie attività.

Profilo di un assistente amministrativo

Gli assistenti amministrativi sono solitamente sottovalutati perché si trovano a un livello gerarchico basso, ma va notato che il loro lavoro è molto importante per l'azienda poiché gli uffici non sarebbero in grado di mantenere l'ordine e il buon funzionamento senza un assistente amministrativo o un assistente contabile . Per essere un buon assistente amministrativo e ottenere la posizione a cui aspiri in un'azienda, è consigliabile che il tuo profilo soddisfi i seguenti requisiti:

• Conoscendo il funzionamento di un centralino telefonico, non fidarti che sia facile, devi essere ben concentrato e conoscere tutti i numeri di connessione ai vari reparti. Può diventare facile una volta che ti ci abitui.
• Essere organizzati: se aspiri a diventare un buon assistente amministrativo, mantenere l'ordine nel tuo spazio di lavoro non è sufficiente, devi essere organizzato con l'agenda aziendale e questo implica imparare a gestire bene il tuo tempo all'interno dell'orario di lavoro.
• Avere ottime capacità comunicative: essendo un assistente amministrativo dovrai mantenere una comunicazione costante con il personale di tutti i reparti dell'azienda e non solo con loro ma con i clienti e con il consiglio di amministrazione.

Alcune funzionalità extra che dovresti rispettare

• Devi essere dettagliato e meticoloso: prendere appunti nelle riunioni di cose che possono essere irrilevanti per gli altri può aiutarti molto, devi anche assicurarti che tutti i progetti vengano realizzati e non ci siano ritardi nelle riunioni e negli eventi.
• Ottime capacità amministrative: ciò include la gestione di database, fogli di calcolo e la conoscenza dell'uso di apparecchiature per ufficio come fax, computer, stampanti e fotocopiatrici.
• Buona presenza: molte volte sarai la prima persona che i clienti o i visitatori vedranno quando arriveranno in azienda, è importante mantenere un bell'aspetto per dare una corretta impressione del tuo posto di lavoro.

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