Profilo di assistente amministrativo

Assistente Amministrativo Profilo Di cosa ti occupi in un'azienda?

L'assistente amministrativo ha molto in comune con la posizione dell'assistente amministrativo , svolgono anche gli stessi compiti, solo che una delle loro principali differenze è che l' assistente amministrativo è il loro diretto superiore ed è a lui che devono rispondere.

Le attività svolte dal profilo dell'assistente amministrativo sono molte e varie, prima parleremo delle loro funzioni. Si occupa del buon funzionamento degli uffici o delle società insieme all'assistente amministrativo , entrambi svolgono mansioni in ambito amministrativo quali redazione documenti, pianificazione, supervisione dell'area contabile , disbrigo pratiche, coordinamento attività e stesura relazioni .

Se l'azienda è piccola, allora molte volte l' assistente amministrativo si occuperà anche della parte delle risorse umane.

Cosa serve per essere un assistente amministrativo?

Un assistente amministrativo dovrà avere conoscenze di informatica, servizio clienti, marketing, etichetta, documentazione e relazioni umane se spera di assumere una posizione più elevata e salire di livello come assistente amministrativo o addirittura aspirare più in alto come assistente esecutivo.

Per questa posizione , di solito si cerca che la persona abbia completato gli studi di scuola superiore, tuttavia, ultimamente più datori di lavoro cercano per questa posizione persone che hanno completato la laurea in Economia aziendale o qualche studio relativo all'amministrazione.

Funzioni di assistente amministrativo e attività quotidiane

• Gestione delle chiamate: rispondere alle chiamate fa parte delle loro funzioni, così come rispondere a e-mail, fax e corrispondenza.
• Ricevi clienti e visitatori, oltre a guidarli verso il luogo specifico in cui si stanno dirigendo.
• Archivia, scrivi e organizza la documentazione dell'azienda che può essere fisica o digitale
• Mantieni una buona comunicazione con i clienti: mantieni i contatti con loro e segui i progetti presentando relazioni periodiche sui progressi nelle varie attività.

Profilo di assistente amministrativo

Il profilo dell'assistente amministrativo è quello di una posizione impegnativa. Gli assistenti amministrativi sono generalmente sottovalutati perché si trovano a un livello gerarchico basso, ma va notato che il loro lavoro è molto importante per l'azienda poiché gli uffici non sarebbero in grado di mantenere l'ordine e il corretto funzionamento senza un assistente amministrativo. Per essere un buon assistente amministrativo e ottenere la posizione a cui aspiri in un'azienda, ti consigliamo di soddisfare i seguenti requisiti:

• Conoscendo il funzionamento di un centralino telefonico, non fidarti che sia facile, devi essere ben concentrato e conoscere manualmente tutti i numeri di connessione ai diversi reparti. Può diventare facile una volta che ti ci abitui.
• Essere organizzati: se aspiri a diventare un buon assistente amministrativo, mantenere l'ordine nel tuo spazio di lavoro non è sufficiente, devi essere organizzato con l'agenda aziendale e questo implica imparare a gestire bene il tuo tempo all'interno dell'orario di lavoro.
• Avere ottime capacità comunicative: essendo un assistente amministrativo dovrai mantenere una comunicazione costante con il personale di tutti i reparti dell'azienda e non solo con loro ma con i clienti e con il consiglio di amministrazione.

Alcune funzionalità extra del tuo profilo

• Devi essere dettagliato e meticoloso: prendere appunti nelle riunioni di cose che possono essere irrilevanti per gli altri può aiutarti molto, devi anche assicurarti che tutti i progetti vengano realizzati e non ci siano ritardi nelle riunioni e negli eventi.
• Ottime capacità amministrative: ciò include la gestione di database, fogli di calcolo e la conoscenza dell'uso di apparecchiature per ufficio come fax, computer, stampanti e fotocopiatrici.
• Buona presenza: molte volte sarai la prima persona che i clienti o i visitatori vedranno quando arriveranno in azienda, è importante mantenere un bell'aspetto per dare una corretta impressione del tuo posto di lavoro.

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