Profilo professionale di assistente amministrativo

Conoscere il profilo della posizione di assistente amministrativo

Tutte le aziende richiedono un assistente amministrativo per portare a termine con successo la produttività della stessa, perché se nessuno tiene traccia e registra tutto ciò che è stato fatto, nessuno saprà quale passo seguire e poiché non hanno una strategia, lo faranno tutti i lavoratori quella che pensano sia l'opzione migliore, che ritarderà lo sviluppo dell'azienda, dell'ufficio o dell'impresa.

Allo stesso modo, questo professionista è della massima importanza per le aziende, poiché con le loro prestazioni lavorative nessun dettaglio andrà perso durante lo sviluppo del lavoro, poiché sono incaricati di mantenere l'ordine, pianificare, dare idee, fornire soluzioni, contattare le persone necessarie in qualsiasi momento, segnalare tutte le riunioni programmate. Quindi, se sei interessato a questa professione, in questo articolo potrai scoprire le responsabilità che ha, così come il profilo di una posizione di assistente amministrativo e gli studi necessari per svolgere come uno di loro.

Assistente Amministrativo Di cosa ti occupi?

Un assistente amministrativo è un professionista di livello tecnico che si occupa di svolgere le attività quotidiane in un ufficio , come archiviare, svolgere tutte le procedure necessarie, organizzare l'agenda ed essere attento a tutto ciò di cui il responsabile amministrativo ha bisogno. Allo stesso modo, a seconda delle condizioni della sua assunzione , questo professionista può ricoprire la posizione di assistente contabile aiutando nella contabilità dell'azienda o aiutando il dipartimento delle risorse umane nell'organizzazione dei documenti generati per l'assunzione del personale.

conoscenza di base

Per svolgere le proprie funzioni, attività e responsabilità, l'assistente amministrativo deve possedere alcune conoscenze di base, quali:

• Nozioni di contabilità.
• Archiviazione di base.
• Etichetta e protocollo.
• Conoscenza del servizio clienti.

Profilo professionale di assistente amministrativo

Prima di spiegare il contenuto del profilo di un assistente amministrativo o di un assistente, è bene sapere che il “job profile”, frase che spesso vediamo nelle offerte di lavoro, è uno strumento versatile che permette di organizzare e raggruppare le competenze e lecapacità che sono tenuti a svolgere un certo lavoro . Pertanto, questo può cambiare a seconda delle esigenze dell'azienda, tuttavia, in termini generali il Il profilo della posizione di assistente amministrativo che il candidato per questa posizione deve sviluppare può essere il seguente:

• Gestire le chiamate in modo rispettoso, eloquente ed efficace.
• Eccellenti capacità di comunicazione, dedizione al servizio e orientamento al cliente.
• Capacità di scrivere in inglese o in un'altra lingua.
• Avere capacità di servizio al cliente, essere paziente e seguire il protocollo.
• Essere in grado di creare e mantenere relazioni professionali durature.
• Per essere in grado di lavorare in squadra.
• Organizzato e in grado di gestire il tempo in modo efficace.

• Capacità analitica e capacità di risolvere i conflitti:

• Leggere e interpretare le informazioni in modo efficace.
• Capacità di risoluzione dei conflitti.
• Anticipare le esigenze e le aspettative dei clienti.

• Garantire che le specifiche del progetto siano soddisfatte in dettaglio.
• Essere in grado di rimanere concentrati durante l'esecuzione di compiti ripetitivi e monotoni.

• Capacità amministrative:

• Elabora testi, usa fogli di calcolo e gestisci database.

• Saper utilizzare le risorse dell'ufficio, ad esempio fotocopiatrici, stampanti, il programma Microsoft Office, ad esempio il programma Excel , scanner, ecc.

• Onesto, discreto e con alti livelli di integrità.

• Responsabile e capace di adattarsi a diverse situazioni.

• Inventivo e pieno di risorse, con una conoscenza generale delle procedure, dei processi e delle attrezzature dell'ufficio.

Insomma, questo Il profilo della posizione di assistente amministrativo è necessario per garantire buone prestazioni nel lavoro d'ufficio, sia con il cliente, colleghi, capigruppo e/o direttore di dipartimento. Va notato che averli ti darà maggiori opportunità di ottenere il lavoro che desideri.

Curriculum vitae di questo professionista

Cosa deve contenere il curriculum di un assistente amministrativo? Su internet possiamo trovare una notevole quantità di esempi di CV di questo professionista, che a volte si concentrano sulla struttura in cui le informazioni sono presentate più che sul contenuto. Pertanto, qui menzioniamo le competenze richieste nel tuo CV in modo che il reclutatore di talenti umani possa vedere che sei un candidato qualificato. Sono tra loro:

• Capacità di servizio al cliente.
• Capacità di comunicare in modo efficace, scritto e orale.
• Capacità di lavorare in squadra.
• Capacità di multitasking contemporaneamente.
• Capacità di pianificare ed eseguire progetti.

È anche importante che nel riepilogo del tuo profilo evidenzi le competenze e gli attributi chiave che dimostrano la tua qualifica per questo lavoro, ad esempio " Assistente amministrativo con 2 anni di esperienza in mansioni d'ufficio, specializzato in lavoro amministrativo, risoluzione di problemi e pianificazione, fornire un'assistenza di qualità che alleggerisca il lavoro del reparto dirigenziale ”. Devi invece specificare gli studi svolti e gli anni di esperienza nel campo lavorativo.

Funzioni nel campo del lavoro

Le funzioni relative a i profili di posizione dell'assistente amministrativo sono vari e rispondono a molteplici esigenze nell'ambiente di lavoro, tra questi possiamo includere:

• Rispondere alle telefonate e prendere i dati dei clienti, organizzare incontri, dare informazioni.
• Assistere i visitatori e guidarli all'interno dell'azienda.
• L'archiviazione, la ricezione e l'elaborazione dei documenti è una delle sue funzioni di base.
• Organizza l'agenda, ovvero devi raccogliere in agenda tutti gli incontri, gli appuntamenti importanti e le convocazioni da fare.
• Conoscere i processi delle pubbliche amministrazioni con cui il dipartimento è in relazione, ad esempio se si tratta di un'azienda di servizi di ristorazione, come un ristorante o un bar , è necessario essere a conoscenza di come svolgere le procedure presso il Ministero della Salute.

In breve, possiamo vedere che le funzioni svolte dall'assistente presentano una sfida in termini di concentrazione sulla ripetitività di ciascuna di esse. In altre parole, al giorno puoi ricevere 10 chiamate e dare le stesse informazioni in ognuna, quindi devi rimanere concentrato ed esprimerti bene, queste sono qualità essenziali nel profilo professionale di assistente amministrativo

Campo di lavoro di un assistente amministrativo

Grazie alla versatilità e multidisciplinarietà Profilo di posizione di assistente amministrativo , puoi lavorare in varie aree come:

• Studi legali.
• Aziende pubbliche e private, contribuendo e consigliando il personale con tutte le sue conoscenze e competenze.
• Dipartimento amministrativo delle istituzioni educative.
• Gestione amministrativa .
• Dipartimento delle Risorse Umane.
• Piccole imprese, nel qual caso puoi avere la posizione di receptionist.

Va notato che di solito un professionista dell'assistente amministrativo lavora sotto la supervisione di un manager o capo , nell'area della compravendita o delle risorse umane. Inoltre, accanto a profilo della posizione di assistente amministrativo , nelle offerte di lavoro è stabilito l'orario che, comunemente, è costituito dalle 8:00 alle 16:00.

Corsi online per assistente amministrativo

Infine, la Euroinnova Business School è una piattaforma digitale che si occupa di insegnare corsi con lo scopo di formare professionisti eccellenti nella loro area di conoscenza, compresa la gestione amministrativa. Pertanto, ha studi specializzati in modo che coloro che vogliono sviluppare il profilo professionale di assistente amministrativo può farlo con un eccellente background accademico. Tra questi possiamo includere:

• Corso di assistente amministrativo .
• Corso di contabilità per assistenti amministrativi .

Seguendo uno di questi corsi, il tuo curriculum sarà molto più sorprendente, il che sarà ovviamente a tuo favore quando l'intervistatore o il reclutatore di talenti esaminerà il tuo file.

Formazione specialistica in assistente amministrativo