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Un impiegato amministrativo si occupa della documentazione e della registrazione dei movimenti contabili aziendali. Di conseguenza, si tratta di una figura importantissima nel mondo del lavoro, sia nelle grandi, sia nelle piccole realtà.
Le grandi aziende dispongono di interi settori amministrativi, dove lavorano diversi impiegati, in modo da tenere traccia della contabilità. Nelle piccole aziende, gli uffici amministrativi sono composti da meno elementi, mentre negli studi professionali spesso ci si avvale di un commercialista o di un singolo impiegato.
A seconda della grandezza delle aziende, l’impiegato amministrativo può avere diverse specializzazioni e occuparsi di varie mansioni specifiche. Non è raro che alcune aziende si affidino a società di servizi esterne, seguendo il modello dell’Outsourcing.
Si tratta di una soluzione vantaggiosa per aziende che non hanno modo di aprire un ufficio amministrativo all’interno della loro sede, inoltre spesso le società di servizi si rivelano molto affidabili.
La mansione contabile e amministrativa prevede diversi compiti principali. Tra questi, i più importanti sono il controllo degli ordini con la relativa documentazione, la corrispondenza delle fatture con i documenti dell’ordine e la registrazione della contabilità. Un impiegato amministrativo può occuparsi dei pagamenti ai fornitori, così come della gestione della normativa fiscale e dell’impatto che questa può avere sulle voci di bilancio di esercizio. È molto importante anche il calcolo mensile dell’Iva e l’archiviazione dei vari documenti cartacei e digitali.
Come si può immaginare, un impiegato amministrativo non si occupa solo degli acquisti, ma anche delle vendite. In questo caso deve tenere traccia delle fatture emesse, delle anagrafiche dei clienti e dei documenti di trasporto. Per le vendite, l’amministrazione può occuparsi anche di sollecitare i clienti per pagamenti scaduti e verificare l’arrivo di tali pagamenti.
Per quanto riguarda la contabilità e le registrazioni contabili l’impiegato amministrativo deve conoscere e applicare le regole di base imposte dalla normativa civilistica, così come quelle di contabilità generale.
Data la mole di compiti e responsabilità, le mansioni per acquisti, vendite e contabilità si possono distribuire tra diversi impiegati amministrativi specializzati, cosa che spesso succede nelle medie e grandi aziende.
La figura professionale nel campo amministrativo ha una grande responsabilità, in quanto come deve far “tornare i conti” aziendali attraverso procedure operative piuttosto complesse. Bisogna tenere conto del fatto che in Italia, così come in altri paesi, i fatturati aziendali vengono monitorati dall’Agenzia delle Entrate che può intervenire con sanzioni molto dure, nel caso un’azienda non presenti i conti giusti alla fine di ogni anno fiscale.
Bisogna tenere conto del fatto che un’azienda con molti clienti a livello nazionale e internazionale, emette moltissime fatture. L’impiegato amministrativo deve saper usare il software aziendale per la fatturazione, così come diversi altri programmi utili per tenere traccia dei conti, come ad esempio Microsoft Excel. I conti aziendali vanno seguiti secondo le regole e le procedure della normativa fiscale.
Il compito di assicurarsi che il fatturato sia in regola spetta anche al titolare dell’azienda. Il titolare deve infatti saper scegliere impiegati amministrativi preparati e tenere comunque traccia dei vari movimenti, tramite una comunicazione attiva con il settore amministrativo.
In generale, per lavorare come impiegato amministrativo è necessario avere conoscenze nel campo della contabilità. Tra le conoscenze specialistiche troviamo quelle in diritto commerciale e privato che possono aiutare gli impiegati amministrativi a districarsi nelle varie regole da applicare secondo le normative.
Oltre alle conoscenze specialistiche, ogni impiegato amministrativo deve avere una conoscenza base in alcuni programmi informatici come Excel, Access e nel caso del software aziendale. La lingua inglese è molto richiesta, in quanto le aziende italiane lavorano sempre di più con l’estero.
Nonostante gli impiegati amministrativi siano molto richiesti, in Italia non esiste un corso di laurea specifico per esercitare questa professione.
Infatti, dato che non è necessario avere un titolo di studio particolare, molti giovani cominciano a lavorare nelle amministrazioni aziendali subito dopo aver ottenuto un diploma in ragioneria. Chiaramente, una laurea in economia o in giurisprudenza, può dare grandi vantaggi sia per quanto riguarda la ricerca del lavoro, sia per fare carriera all’interno di un’azienda. Molti neolaureati in economia e giurisprudenza si specializzano con master in gestione aziendale.
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