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Come ben sappiamo, ogni evento ha un processo organizzativo. Una segretaria di direzione è colei che ha il compito di mantenere il controllo di detta organizzazione, ma questa non è l'unica responsabilità di questa posizione , poiché è lei che si dedica quotidianamente a svolgere compiti di pubbliche relazioni , dirigere il team, servire il pubblico , controllando che ogni persona stia svolgendo il proprio lavoro e talvolta informando il team su quali sono gli ordini diretti del manager.
Quindi, come ti stai rendendo conto, questa persona è essenziale e ha molte capacità. Bene, che tutto vada bene è una tua responsabilità , è un lavoro un po' estenuante poiché questa persona è impegnata a supervisionare ciascuno dei passaggi per poter realizzare detto evento.
Euroinnova è una Business School che ti offre specializzazioni con qualifiche professionali , per ricoprire posizioni nel mondo del lavoro. Per risponderti, quali sono le funzioni di un segretario di direzione ? Attualmente ha a disposizione un Master in Segreteria di Direzione , per valorizzare e sviluppare le competenze delle persone in questa posizione.
Avere potere contrattuale giocherà positivamente a tuo favore, ricorda che non devi solo capire la tua squadra ma anche le persone al di fuori di essa. Fornitori, clienti, produttori, tra gli altri. Quindi devi negoziare in modo che entrambe le parti vincano.
Arriveranno sempre cose che devono essere fatte all'ultimo minuto, quindi devi sapere come stabilire le priorità e pianificare senza farti prendere dal panico.
Devi essere discreto e riservato, gestisci tutte le informazioni delicate e sensibili, quindi dovresti comunicare solo ciò che è necessario al tuo team per svolgere le sue attività. Ma se parli o fornisci maggiori informazioni puoi finire in guai seri.
Ora sapremo nel dettaglio quali sono le funzioni di un segretario di direzione . Detto segretario deve esaminare tutti i documenti ricevuti via email durante la giornata.
La maggior parte delle volte le e-mail arrivano da diversi reparti, quindi dovresti esaminarle considerando la loro importanza. Devi creare presentazioni multimediali per il consiglio di amministrazione , che attende i suoi membri e può discutere i risultati o le alternative per la proposta.
È obbligatorio che tu abbia la tua scrivania o posto di lavoro pulito o organizzato, ricorda che in nessun caso puoi perdere qualsiasi tipo di informazione. È possibile che tu sia incaricato di accogliere il personale che si riunirà con il consiglio di amministrazione, devi avere lo spazio precedentemente preparato per questo.
Nelle occasioni in cui si svolgono le funzioni di un segretario di direzione, potresti trovarti nell'obbligo di rispondere alle e-mail dei tuoi colleghi. È necessario rivedere quotidianamente l'agenda e informare il consiglio di amministrazione che è programmata.
Saper coordinare gli orari secondo gli obblighi e le disponibilità del direttore sarà un punto fondamentale per evitare ritardi nei lavori. È essenziale che tu ne sia consapevole e lo informi di tutto ciò che deve fare.
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